Name: ビジネス英語ライティングレッスン for ESL - ET 04: 悪い知らせのメッセージ (Business English Writing Lesson for ESL - ET 04: Bad News Messages)
Uploaded: 2026-01-23T17:42:47.000Z
Duration: 10 min 50 s
Description: VoiceTubeの動画で発音を聞きながら英語表現を覚えよう！学べる英語：

Welcome to Email Tune up, the video podcast to help you improve your business writing.

Email Tune upへようこそ。ビジネスライティングを向上させるためのvideo podcastです。

Now here we have a short email from Jenny, who is responsible for her company's IT services.

ここでは、会社のITサービスを担当しているジェニーさんからの短いメールを見てみましょう。

She's written this email to give her colleagues some bad news.

彼女は同僚に悪い知らせを伝えるためにこのメールを書きました。

The office email server will be down later today because of some technical problems.

オフィスのメールサーバーは、技術的な問題のため、本日後にサーバーダウンします。

When a server goes down, it means that it has been taken offline or down for maintenance or because of a problem.

サーバーダウンとは、メンテナンスや問題のためにオフラインになったり、停止したりすることを意味します。

Before we look at the mechanics, style and tone of this message, let's talk a little bit about the best way to deliver bad news in an email.

このメッセージのメカニクス、スタイル、トーンを見る前に、メールで悪い知らせを伝える最善の方法について少しお話ししましょう。

When you're writing to someone outside your company, it's a good idea to use an indirect style, although you should also make sure your reader understands and accepts the bad news.

会社の外部の人に書く場合は、間接的なスタイルを使うのが良いですが、読者が悪い知らせを理解し、受け入れられるようにすることも重要です。

But in this case, Jenny is writing to her own colleagues for this internal bad news message.

しかし、この場合、ジェニーさんは社内向けの悪い知らせのメッセージとして、同僚に書いています。

It's best to use a more direct style since the company wants to deal with problems efficiently.

会社が問題を効率的に処理することを望んでいるため、より直接的なスタイルを使うのが最善です。

At the same time, she needs to be polite and to show understanding for her colleagues receiving the bad news.

同時に、彼女は丁寧であり、悪い知らせを受け取る同僚への理解を示す必要があります。

Regardless of which method you use, you should always try to buffer or sandwich bad news with some neutral material before and after.

どちらの方法を使っても、悪い知らせの前後に中立的な内容を挟むか、バッファリングするように心がけましょう。

Alright, let's start with the mechanics of this email.

さて、このメールのメカニクスから見ていきましょう。

As you can see, we have a subject line server Restart inform.

ご覧の通り、件名は「サーバー再起動のお知らせ」となっています。

Let's first correct the grammar in this line.

まず、この行の文法を修正しましょう。

We can't use inform as a noun in this way, so we'd better change it to something like notice.

このようにインフォームを名詞として使うことはできないので、通知のようなものに変更するのが良いでしょう。

And since we don't have an opening salutation, we can add something neutral and professional like Dear colleagues.

そして、冒頭の挨拶がないので、同僚各位のような中立的でプロフェッショナルなものを追加できます。

Now, when we look at the body of the email, the first thing we notice is that the entire message is is just one sentence long and it's a run on sentence that is it's really several separate sentences that have been incorrectly strung together with commas.

さて、メール本文を見ると、まず気づくのは、メッセージ全体が1つの文で、しかもそれはコンマで不適切に繋がれた、いくつかの独立した文の連続であるということです。

Let's start by replacing all these commas with periods so that the sentences stand on their own.

まず、これらのコンマをすべてピリオドに置き換えて、文が独立するようにしましょう。

And we'll need to capitalize the first word in each of these new sentences.

そして、これらの新しい文の最初の単語を大文字にする必要があります。

Now that we've broken the sentences apart, let's go through them one by one and make sure the grammar is correct.

文を分割したので、一つずつ見ていき、文法が正しいことを確認しましょう。

In the first sentence, Jenny writes that the company will have to restart the server from 17:15pm to 18:00pm today.

最初の文で、ジェニーは今日17時から18時までサーバーを再起動しなければならないと書いています。

Since Jenny is using 24 hour time here, she doesn't need PM after 17:15 or 1800.

ジェニーはここで24時間表記を使っているので、17時15分や18時00分の後にPMは必要ありません。

This sentence also has a subordinate clause because of the backup tape equipment has some problems here.

この文には、バックアップテープ装置に問題があるため、従属節もあります。

「because of」を「because」に変更する必要があります。

Remember that because of is always followed by a noun or a noun phrase.

「because of」の後には常に名詞または名詞句が続くことを覚えておいてください。

But what we have here is a complete Sentence the backup tape equipment has some problems, which takes because by itself we can also see that this last sentence Any questions, please call 588 is actually a sentence fragment.

しかし、ここにあるのは完全な文、「バックアップテープ装置に問題がある」であり、「because」だけでは不完全です。また、最後の文「質問があれば、588に電話してください」は実際には文の断片であることがわかります。

We'd better turn it into a complete sentence by making the first part into a clause if you have any questions, and

「もし質問があれば」を節にして、コンマで区切ることで、完全な文にしましょう。

そして、コンマで区切ります。

And finally, we should think about structuring the email into separate paragraphs.

最後に、メールを段落に分けることを考えましょう。

I think the best way to do this is to begin a new paragraph with sorry for the inconvenience.

これを最もよく行う方法は、「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」で新しい段落を開始することだと思います。

This gives us two paragraphs with separate ideas, one that explains what's happening and one that apologizes to Jenny's readers and gives them an opportunity to ask for more information.

これにより、アイデアごとに2つの段落ができます。1つは状況を説明し、もう1つはジェニーの読者にお詫びし、さらに情報提供の機会を与えるものです。

Now let's move on to the style of this email.

では、このメールのスタイルについて見ていきましょう。

When you're writing a message to deliver bad news, one good strategy is to buffer the news.

悪い知らせを伝えるメッセージを書くときは、知らせを和らげるのが良い戦略の1つです。

That is to put some neutral material at the beginning and the end of the email, and

つまり、メールの最初と最後に、そして悪い知らせを含む各段落の最初と最後に、中立的な内容を配置します。

also at the beginning and end of each paragraph containing bad news.

これにより、伝達が唐突でなくなり、読者に否定的な印象を与えるのを避けることができます。

This makes the delivery less abrupt and helps avoid giving a negative impression to the reader.

ご覧の通り、ジェニーはこのルールに従っていません。

As you can see, Jenny hasn't followed this rule.

彼女はすぐに悪い知らせを伝えています。

メールサーバーを再起動します、と伝えた後でようやく、その理由を説明しています。

We will restart our mail server, and only afterwards does she explain the reason for the news.

この段落を並べ替えて、読者が不便を被る理由を理解できるように、説明を先にしましょう。

Let's rearrange this paragraph to put the explanation first so the readers understand why they are being inconvenienced.

We can begin by saying something like, we have discovered that the backup tape equipment for our mail server has some problems, and

例えば、まず「メールサーバーのバックアップテープ装置に問題が見つかりました」と言い、

then cut out the second clause of the original sentence.

元の文の第二節を削除します。

This puts the bad news in the second sentence of the paragraph, but

これにより、悪い知らせは段落の2番目の文になりますが、

we should probably add a clause that explains the connection between the equipment problem and the server restart.

装置の問題とサーバーの再起動との関連を説明する節を追加すべきでしょう。

Let's start by saying, For this reason we will restart.

まず「このため、再起動します」と言いましょう。

And we can just say the server in this sentence, since we've identified the system already.

すでにシステムを特定しているので、この文ではサーバーと言うだけで十分です。

The last sentence in this paragraph gives the readers some additional bad news.

この段落の最後の文は、読者にさらなる悪い知らせを与えています。

Jenny is telling them that the company may lose its email connection for a long time this afternoon.

ジェニーは今晩遅くまで会社のメール接続が失われる可能性があると伝えています。

But since we know that the repair should be finished by 1800, we can rephrase this news in a positive way.

しかし、18時までに修理が終わることを知っているので、このニュースを前向きに言い換えることができます。

Where Jenny writes from 1715 to 1800, let's say beginning at 1715 today and end the second sentence there.

ジェニーが17時15分から18時までと書いているところを、今日の17時15分からと変更し、そこで2番目の文を終えましょう。

This gives us the chance to end the paragraph on a positive note.

これにより、段落を前向きに締めくくることができます。

Instead of saying, we expect to restart the server many times, the final sentence can say, we expect the server to be available again after 1800.

「サーバーの再起動を何度も行う予定です」と言う代わりに、「18時以降にサーバーが再び利用可能になる予定です」と最後の文で言うことができます。

When an email has to deliver bad news, it's also helpful to emphasize how readers can benefit by cooperating or by accepting the situation.

メールで悪い知らせを伝えなければならない場合は、読者が協力したり状況を受け入れたりすることでどのように利益を得られるかを強調することも役立ちます。

So let's have Jenny add a new sentence in a separate paragraph explaining why this temporary interruption of service will make things easier for her colleagues in the long run.

そこで、ジェニーに、この一時的なサービスの中断が長期的には同僚にとって物事をより簡単にする理由を説明する新しい文を別の段落に追加してもらいましょう。

She can say, these repairs to the server will make your Internet and email connections more reliable in the future.

「サーバーのこれらの修理により、将来的にインターネットとメールの接続がより信頼性の高いものになります」と彼女は言うことができます。

In the next paragraph, Jenny is right to use apologetic phrasing, since this ends the email in a less negative way.

次の段落では、ジェニーは謝罪の言葉を使うのが適切です。これにより、メールがより否定的な終わり方ではなくなります。

But we should make some changes to her language so it sounds less abrupt.

しかし、彼女の言葉遣いを変更して、より唐突に聞こえないようにする必要があります。

A sentence beginning with sorry sounds very informal, which probably isn't a good idea if she wants to show sympathy for her colleagues.

「すみません」で始まる文は非常にインフォーマルに聞こえますが、同僚への共感を示したい場合はおそらく良い考えではありません。

Let's change it to we apologize for the inconvenience and we don't really need this final to you and we can change call 588 to call me on extension 588 again making the sentence less abrupt and more informative, and

「ご不便をおかけして申し訳ありません」に変更し、この最後の「あなたへ」は不要です。また、「588」を「内線588に電話してください」に変更することで、文をより唐突でなく、より情報量が多くなり、

emphasizing that Jenny is personally involved in solving this problem.

ジェニーがこの問題の解決に個人的に関与していることを強調します。

And finally, let's review the email for tone.

そして最後に、メールのトーンを確認しましょう。

The first and second paragraphs have a neutral tone, which is appropriate for delivering bad news in an internal memo.

最初の2つの段落は、社内向けの悪い知らせを伝えるのに適した中立的なトーンです。

But in the third paragraph, we should add some language to make Jenny's apology sound more sincere.

しかし、3番目の段落では、ジェニーの謝罪がより誠実になるように、いくつかの言葉を追加する必要があります。

By expressing concern for the needs of her colleagues, Jenny wants to make her readers feel welcome to ask for more information about the server problem.

同僚のニーズへの配慮を示すことで、ジェニーは読者がサーバーの問題についてさらに情報を求めることを歓迎するようにしたいと考えています。

So let's begin by adding or concerns to this final sentence so it becomes questions or concerns.

そこで、この最後の文に懸念事項を追加して、質問や懸念事項になるようにしましょう。

And we can change Please call to Please feel free to call again to create a more welcoming tone.

「お電話ください」を「お気軽にお電話ください」に変更することで、より歓迎的なトーンを作ることができます。

Finally, we should add a closing sentence to show appreciation for the reader's problems and their willingness to cooperate in solving them.

最後に、読者の問題と、それを解決するために協力する意欲に対する感謝を示す締めくくりの言葉を追加しましょう。

Let's write something like thank you for your patience and understanding.

ご辛抱とご理解に感謝いたします、といった内容を書きましょう。

This sentence we apologize for the inconvenience may not really be necessary.

この「ご不便をおかけして申し訳ありません」という文は、実際には必要ないかもしれません。

Some of you may feel it makes the email too apologetic, so I think we can let our listeners decide for themselves.

一部の方には、メールが謝罪しすぎていると感じられるかもしれませんので、リスナーの皆さんに自分で判断していただければと思います。

ジェニーはこの謝罪を必要としているのでしょうか、それとも必要としていないのでしょうか？

Now, let's take one final look at this email.

さて、このメールを最後に一度見てみましょう。

Jenny has taken a problem that might cause a lot of annoyance to her readers, and

ジェニーは読者を大いに悩ませる可能性のある問題を、

she's explained it in a way that's direct, professional, and sympathetic.

直接的でプロフェッショナル、そして共感的な方法で説明しました。

She's making the best of a bad situation, which is a very important skill in any business setting.

これは、どんなビジネスシーンでも非常に重要なスキルである、悪い状況を最大限に活かすということです。

So let's hit the send button and get this message out to Jenny's colleagues.

それでは、送信ボタンを押して、このメッセージをジェニーの同僚に送りましょう。