Name: How to Write Effective Emails - 6 Tips | Write Better Emails
Uploaded: 2026-04-01T17:31:47.000Z
Duration: 11 min 54 s
Description: VoiceTubeの動画で発音を聞きながら英語表現を覚えよう！

未来形

Hey ambitious professionals, it's Linda Rayner of lindarayner.com guiding you to a career in life you'll truly enjoy.

こんにちは、意欲的なプロフェッショナルの皆さん、lindarayner.comのリンダ・レイナーです。あなたが本当に楽しめるキャリアへと導きます。

法助動詞 A2

Now, if you are someone who seems to struggle with writing really good, clear, professional emails at work, then this video is for you because I'm going to share with you my 6 tips on how you can write more effective emails at work, and

さて、職場で本当に良くて、明確で、プロフェッショナルなメールを書くのに苦労しているように見える方は、このビデオはあなたのためです。なぜなら、職場でより効果的なメールを書くための6つのヒントを共有するからです。

to 不定詞

in general, really, and how to communicate more clearly over email.

そして、一般的に、そしてメールでより明確にコミュニケーションをとる方法についてです。

I'd also like to thank Grammarly for sponsoring this video.

このビデオのスポンサーであるGrammarlyにも感謝したいと思います。

Now, before I jump into my 6 tips, I first want to share with you something that I think is really useful that'll actually complement the 6 tips that I have to share with you, that helps me to write better emails, and

さて、私の6つのヒントに入る前に、まず皆さんと共有したいのは、私が共有する6つのヒントを補完する、本当に役立つと思うものです。それは私がより良いメールを書くのに役立ち、

that I know will help you too in terms of being more efficient and confident with your work.

そして皆さんも、仕事においてより効率的で自信を持てるようになるのを助けるでしょう。

So the holidays are creeping up in the next couple of months, and

さて、次の数ヶ月でホリデーシーズンが近づいてきますが、

with all the projects, assignments, tasks that you're faced with at work, I'm guessing that a lot of your time is likely being spent writing.

仕事で直面しているすべてのプロジェクト、課題、タスクを考えると、あなたの時間の多くは執筆に費やされている可能性が高いと推測します。

Writing emails, writing presentations, writing reports, and

メールを書く、プレゼンテーションを書く、レポートを書く、

it can be overwhelming and stressful to make sure that not only they're completed at a high quality, but

そして、それらが質の高い状態で完了するだけでなく、

そして、すべて期日までに完了していることですよね？

So I found that in order to be more productive at work, it's really important that you look and find tools that you can rely on, such as Grammarly, to help you to get your work done more efficiently.

そこで、仕事でより生産的になるためには、Grammarlyのような頼りになるツールを見つけることが非常に重要だと気づきました。それが、仕事をより効率的に完了するのに役立ちます。

So first of all, let's talk about what Grammarly actually is.

まず、Grammarlyが実際に何であるかについて話しましょう。

Grammarly is a desktop app that offers instant, comprehensive suggestions as you write.

Grammarlyは、書いている最中に即座に包括的な提案を提供するデスクトップアプリです。

So for example, if you're writing an email or you're writing a report and you want to stand out from your coworkers and you want to communicate more effectively when you're writing those emails, reports, or presentations, then this desktop app helps you to get your work done.

例えば、メールを書いているときやレポートを書いているとき、同僚の中で目立ちたい、そしてそれらのメール、レポート、プレゼンテーションを書く際に、より効果的にコミュニケーションを取りたい場合、このデスクトップアプリがあなたの仕事を完了するのに役立ちます。

And more importantly, it'll give you confidence that whatever you're writing about will sound and look good.

そしてさらに重要なのは、あなたが書いているものがすべて、良く聞こえ、良く見えるという自信を与えてくれることです。

And I've actually personally used this tool when it comes to writing emails that I send to you guys, and

そして、皆さんに送るメールを書く際にも、個人的にこのツールを使ったことがあります。

I've used it to write content or scripts for videos as well.

また、ビデオのコンテンツやスクリプトを書くためにも使いました。

And it's definitely something that has helped me to become much more productive with my work so that I can focus my time on other things.

そして、それは間違いなく、私の仕事の生産性を大幅に向上させ、他のことに時間を集中できるよう助けてくれたものです。

では、どのように機能するかをご説明します。

There are currently two versions of Grammarly.

現在、Grammarlyには2つのバージョンがあります。

There's the free version, and then there's the premium version.

無料版とプレミアム版があります。

So the free version, to start, offers you comprehensive writing suggestions, like I said, such as grammar, spelling, and

まず、無料版では、先ほど申し上げたように、grammar、spelling、

punctuationに関する包括的なライティングの提案をしてくれます。

And so what that means is it proofreads your work so that you can feel confident that your writing comes across professionally.

つまり、あなたの文章がプロフェッショナルに伝わるように、自信を持って書けるように校正してくれるということです。

Even with typos, like punctuation, hyphens, that sort of thing.

typosやpunctuation、hyphensなども含めてですね。

Now, beyond grammar or spelling or punctuation, if you want something that'll actually help you to write better in general, for example, if you're someone who finds yourself having trouble being concise with your emails or your reports, then Grammarly Premium is what you're going to need because it has advanced features such as the feature that's called the Clarity Full Sentence Rewrite, where it takes your convoluted sentences, your hard-to-read sentences, and

さて、grammarやspelling、punctuationだけでなく、もっと全般的に、例えばメールやレポートで簡潔に書くのに苦労しているという方には、Grammarly Premiumが必要です。なぜなら、Clarity Full Sentence Rewriteという機能のような高度な機能があり、複雑で読みにくい文章を、

it converts it to make sure that your writing is clear and to the point.

クリアで要点を押さえた文章に変換してくれるからです。

And it helps you to just get through your work quicker.

そして、仕事もより早く終わらせるのに役立ちます。

For example, I wrote this sample sentence in Grammarly Premium, and

例えば、Grammarly Premiumでこのサンプル文を書いてみました。

then immediately Grammarly Premium offers me a suggestion to rewrite my sentence to this.

そして、すぐにGrammarly Premiumがこの文章を書き直す提案をしてくれます。

As you can see, Grammarly Premium helps you to write better, to sound more concise, to sound more professional.

ご覧の通り、Grammarly Premiumは、より良く、より簡潔に、よりプロフェッショナルに聞こえるように書くお手伝いをします。

And this is definitely something that I think every ambitious professional needs.

これは間違いなく、意欲的なプロフェッショナルなら誰でも必要とするものだと思います。

そして、Grammarlyは無料でダウンロードできます。

You can always start with the free and then upgrade to the premium if you find that it's helpful for you.

いつでもfree versionから始めて、もし役に立つと感じたらpremium versionにアップグレードできます。

It's easy to integrate it into your daily work, and it works where you work.

日々の仕事に簡単に統合でき、どこで作業していても機能します。

So if you're working in Google Docs or if you're preparing an email, it'll show up and it'll help you to write more effectively and work more efficiently.

Google Docsで作業している場合でも、メールを作成している場合でも、表示されて、より効果的に書き、より効率的に作業するのに役立ちます。

Especially with the holiday season coming up and projects piling up on your plate, the best time to get Grammarly is right now so that you can start clearing through your work with more ease.

特にホリデーシーズンが近づき、たくさんのプロジェクトが舞い込んでいる今、Grammarlyを手に入れるのに最適な時期です。そうすれば、より簡単に仕事を片付け始めることができます。

Work smarter, not harder, and get your work done faster with Grammarly.

より賢く、よりハードに働かず、Grammarlyで仕事を早く終わらせましょう。

So you want to sign up for a free account and get 20% off Grammarly Premium.

ですから、free accountにサインアップして、Grammarly Premiumを20%オフで手に入れてください。

The link is on the screen and also in the description box down below.

リンクは画面と、下の説明欄にあります。

Okay, so now let's talk about the main topic of this video, and

さて、この動画のメインテーマについてお話ししましょう。

that is how to write more effective emails at work beyond using Grammarly.

それは、Grammarlyを使うだけでなく、職場でより効果的なメールを書く方法です。

So first of all, when is it appropriate to write an email versus approaching someone in person instead?

まず、メールを書くのが適切で、代わりに直接誰かにアプローチするのが適切なのはいつでしょうか？

These are the instances where I feel it's appropriate to use email, and

これは、私がメールを使うのが適切だと感じる状況です。

that is when you are confirming or clarifying facts and/or data, and

それは、事実やデータを確定または明確にしたい場合です。

そして、それを文字通りに残しておきたい場合です。

So if there's certain numbers that you want to confirm, certain statements that you want to make sure that you have in written form, then this is appropriate to ask for over email.

確認したい特定の数字や、書面で残しておきたい特定の声明がある場合は、メールで依頼するのが適切です。

It's also appropriate to ask over email when you are requesting information, spreadsheets, documents from someone.

情報、スプレッドシート、ドキュメントを誰かに依頼する場合も、メールで依頼するのが適切です。

And then it's also appropriate to use email when you are reaching out to schedule an in-person meeting or appointment with someone.

そして、誰かと対面会議やアポイントメントをスケジュールするために連絡を取る場合も、メールを使うのが適切です。

Now, it's not appropriate to use email when there are certain instances such as it's a lengthy discussion and it's a complicated topic that you have to talk to that person about.

さて、長時間の話し合いや複雑な話題で、その人と直接話す必要がある場合は、メールを使うのは適切ではありません。

It's not appropriate to write a huge email discussing that topic.

そのトピックについて長文のメールを書くのは適切ではありません。

それは直接会って行う方が良いです。

Another time where it's inappropriate is if there is confidential information that's being shared.

不適切なもう一つのケースは、機密情報が共有されている場合です。

You do not want to, obviously, share any information that can be then forwarded to someone else who shouldn't be looking at that information.

当然、見てほしくない人に転送される可能性のある情報は共有したくないですよね。

And then finally, another inappropriate time to use email would be if you are upset, you're angry, or you're disappointed.

そして最後に、メールを使うのが不適切なもう一つの状況は、あなたが動揺していたり、怒っていたり、がっかりしていたりする場合です。

Any negative emotion that you're feeling towards someone, you do not want to communicate that over email.

誰かに対して感じている否定的な感情は、メールで伝えるべきではありません。

It is always best to do that in person, and usually after you've cooled down a bit.

それは直接会って伝えるのが常に最善で、通常は少し落ち着いてからが良いでしょう。

Okay, so now that you're clear on when it's appropriate to use email versus approaching someone in person, here are the 6 tips.

さて、メールを使うべき場合と直接会って話すべき場合について明確になったところで、6つのヒントをご紹介します。

Tip number one is to have a short but clear subject heading.

最初のヒントは、短くて分かりやすい件名にすることです。

The best email subject that you write is one that is directly related to the exact topic that you're writing about.

最も良いメールの件名は、あなたが書いている内容と直接関係のあるものです。

For example, if you're writing someone about the October performance report, then put that as the subject heading, October performance report.

例えば、10月の業績レポートについて誰かに書く場合は、件名に「10月の業績レポート」と入力してください。

Don't write a subject that is unclear or unrelated to your main topic because it will be harder for you and for the other person to find and retrieve that email later on if you need to retrieve information from it.

件名が不明瞭だったり、メインのトピックと関係なかったりすると、後でそのメールから情報を検索する必要が生じた場合に、あなたにとっても相手にとっても見つけにくくなります。

And it's also not helping the person that's receiving the email to clearly know what the point of that email is for.

また、受信者がそのメールの目的を明確に把握する助けにもなりません。

Part of being a strong performer at work is being someone who's a strong communicator.

仕事で優れたパフォーマンスを発揮する一部は、優れたコミュニケーション能力を持つことです。

And being a strong communicator means you have to be clear in your communication.

そして、優れたコミュニケーション能力を持つということは、コミュニケーションにおいて明確でなければならないということです。

So your email subject has to be clear too.

ですから、メールの件名も明確でなければなりません。

Tip number two is to say hi to the person directly by name.

2つ目のヒントは、相手の名前を直接呼んで挨拶することです。

当たり前のように聞こえるかもしれませんが、

some people, when they're writing emails, they don't even address the person that they're writing to at all.

でも、メールを書くときに、宛先の人に挨拶さえしない人もいます。

They just jump right in and talk about whatever it is that they need to talk about.

そのまま本題に入って、話したいことを話し始めてしまうんです。

In terms of email etiquette, it's important that you say hi to that direct person, that person's name, and

メールのマナーとしては、その相手の名前を直接呼んで挨拶することが大切です。

then lead in with what you need to lead in, which we'll talk about in the next tip.

そして、次に説明するヒントで話すことになりますが、その内容に繋げていきます。

Tip number three is to state your intention or purpose at the beginning of your email.

3つ目のヒントは、メールの冒頭で目的や意図を伝えることです。

In order to write a professional and clear email, you need to ease someone into whatever request or question that you have.

プロフェッショナルで分かりやすいメールを書くためには、依頼や質問を相手にスムーズに伝える必要があります。

Instead of asking them the question right up front, you want to write a sentence that would say, "Hi, blank, okay?

いきなり質問するのではなく、「こんにちは、〇〇さん、ですね？

I just wanted to send this to confirm or request or ask about the blank project or report or topic." So right off the bat, you're telling them that this email is about this certain request or question rather than asking the question.

この〇〇プロジェクトやレポート、またはトピックについて確認、依頼、または質問したくてメールしました。」といった一文を書くと良いでしょう。そうすることで、いきなり質問するのではなく、このメールが特定の依頼や質問に関するものであることを相手に伝えます。

After you say that, then you can ask the question.

それが終わったら、質問をすることができます。

これで分かりましたでしょうか。

Now, tip number four is be succinct and organized.

では、4つ目のヒントは、簡潔に整理することです。

So when it comes to being succinct, after you've stated that you want to ask about this certain topic or this certain report, then go ahead and state your question and state it in a very clear way.

ですから、この特定のトピックやレポートについて質問したいと述べた後は、質問を明確な方法で述べましょう。

Whatever you're wondering about, ask the questions.

疑問に思っていることは何でも質問してください。

Now, if you happen to have multiple questions or multiple requests of something, then organize your email so that it's numbered and include bullet points and have a bit of space in between each request or each question.

もし複数の質問や依頼がある場合は、メールを番号付きにし、箇条書きを含め、各依頼や質問の間に少しスペースを空けるように整理しましょう。

This is just so that the reader, whoever it is that you're sending this to, is going to be able to read it, look at it clearly, and

これは、送る相手がそれを読みやすく、明確に見ることができるようにするためです。

they'll be able to organize their response accordingly.

そして、それに応じて返信を整理できるようになります。

So what I mean is do not write all of your questions in one long run-on sentence.

つまり、すべての質問を一つの長い文章で書かないということです。

Now, tip number five, add your please and thank yous.

さて、5つ目のヒントは、お願いと感謝の言葉を加えることです。

It is so important that you show your appreciation in advance by thanking them at the end of your email and telling them that you're really looking forward to hearing their response.

メールの最後に感謝の言葉を述べ、返信を楽しみにしていることを伝えることで、事前に感謝の気持ちを示すことは非常に重要です。

So you just want to make sure that you sound polite and you show your gratitude towards the other person for retrieving certain information for you or answering your questions for you.

ですから、丁寧な言葉遣いを心がけ、相手が特定の情報を取得してくれたり、質問に答えてくれたりすることへの感謝を示しましょう。

It just helps with the rapport that you have with that person, and it helps with your communication.

それは、相手との関係性を築くのに役立ち、コミュニケーションを円滑にします。

And that ties in with my last tip, tip number six, which is to check your tone.

そして、それは私の最後のヒント、6つ目のヒントであるトーンをチェックすることにつながります。

トーンとは、メールでどのように聞こえるかということです。

When you're reading it out loud, do you sound friendly?

声に出して読んだとき、フレンドリーに聞こえますか？

プロフェッショナルに聞こえますか？

Have you made your email sound very clear to read?

メールを読みやすく、明確にしましたか？

Those are all the things that you want to sound like when you're writing an email.

これらはすべて、メールを書くときに意識したいことです。

怒っているように聞こえてはいけません。

失礼でぶっきらぼうに聞こえてはいけません。