Budgeting is one of the most important tasks of a TEDx event.

予算計画は TEDx イベントを 開催するのに最も重要なタスクの１つです

Sure, you don't want to lose money.

自分のお金を 出したいわけではないですよね？

Generally, you will need to pay for some of your staff,

ほとんどのイベントで スタッフの一部や 開催会場や

your location, technical equipment, catering, and communications.

専用の機械 ケータリング 広報活動に対して お金を支払う必要が出てくるでしょう

You can earn revenue with ticket sales and sponsorships.

チケット販売やスポンサーからの資金で 収入を確保できます

So, take your time to plan,

時間をかけて 計画を練り

update your budget frequently, and ask fellow TEDx organizers to help you.

頻繁に予算を更新しつつ 仲間のTEDx オーガナイザーにも見てもらいましょう

Let's have a look at the costs first.

まずは費用から見てみましょう

Good staff is key.

良いスタッフが鍵です あなたとチームで

The more positions you and your team can cover, the better.

多くの主なポジションを埋めれば 埋めるほど 良くなります

For other tasks, try to involve volunteers, and convince partners to work for free.

他のタスクは ボランティアを巻き込みパートナーを説得して 無償で動いてもらえるように努めましょう

Also, speakers are not being paid. This is a TEDx rule.

また スピーカーに出演料を払ってはいけません これは TEDx のルールです

But, you will have to pay for travel costs, accomodation, and food expenses.

しかし 旅費 宿泊費 食費は支払う必要があるでしょう

For the actual event, you need to lent a good location.

当日のイベントには 良い場所を借りる必要があります

If it is your first TEDx event, start with a small to mid-size location.

初めての TEDx イベント運営なら 小型から中くらいの広さの会場にしましょう

Better to have a full audiotrium than empty seats.

ホールを満席にする方が 空席ばかりより良いでしょう？

Always include equipment rental, staff and transport costs to your calculation.

機器のレンタル料 スタッフ費 移動費用も 忘れずに見積もって下さい

Keep in mind. Off locations involve higher expenses for transport.

離れた場所で開催すると交通費が増えるのを 忘れないでくださいよ

Do you need any insurances and permits?

保険を掛けたり 許可を得る 必要はあるでしょうか？

Also, think of cleaning costs after the event.

他には イベント終了後の 清掃費用も考えておきましょう

Always write a technical concept for your event.

イベントをどんな技術的コンセプトにするのか 必ず決めて書き記します

You will need a live presentation system,

ライブ表示する プレゼン装置や

projectors, screens, microphones, sound, light and laptops.

プロジェクター スクリーン マイク 音響装置 照明 ラップトップなどが必要になるでしょう

For documentation purposes, you should have video cameras set up,

イベントを記録するために 数台のビデオカメラを設置しなければなりません

also ask a photographer to take pictures.

また 写真撮影の専門家に 撮ってもらうようお願いしましょう

Be aware: post production costs are often underestimated.

気を付けてください イベント後の 編集制作費用は軽くみられることがあります

If you want a live stream, make sure you have a fast and reliable Internet connection.

ライブ中継したい場合には 高速で安定した インターネット回線を確保してください

Check which hardware is already avilable and included at your location.

開催場所に どんな機器が既に備え付けてあって 使えるのか確認します

Do you have to rent additional equipment?

他に借りる必要がある 機器は何でしょうか？

In the breaks of your TEDx event, it's good to provide food and beverages.

TEDx イベントの休憩時間には 食べ物や飲み物を提供すると良いでしょう

To calculate catering cost,

ケータリングの費用の計算は

multiply the number of expected guests with the cost per person.

予想しているゲストの数と 一人当たりの費用を掛け算します

Decide on the amount and quality of catering,

ケータリングの質と量は

depending on time of day and duration of your event.

イベントの開催時間帯と 期間の長さによって決めます

To reduce costs, a proper buffet can be replaced by light snacks, or finger food.

費用を減らすには ビュッフェ形式の食事を 軽いスナックや軽食に替えることもできます

Sponsors can help you lower catering cost.

スポンサーがケータリング費を 安くできることがあります

To attract guests, you will have to design and produce a communications package.

参加者に魅力を感じてもらうには 広報全体を計画的にデザインし作り出す必要があるでしょう

An invitation, printed or per email,

参加者が自ら印刷し持ち込む メールでの招待状

advertising material, a web site, badges, and a program booklet.

広告宣材 ウェブサイト バッチ プログラムブックレットなど様々です

Also, a TEDx branding for stage and screens.

ステージやスクリーンにも現れる TEDx ブランディングもその１つです

It is always good to work with a professional designer.

プロのデザイナーに 助けてもらうのが良いでしょう

The results will look much better.

すごく良い仕上がりになります

Calculate production, postal, and potential ad placement costs.

制作費用 ポスター費用 また広告を出すなら 広告掲載の費用を計算に入れましょう

Your main source of revenue are ticket sales.

主な収入源は チケット販売です

Multiply the potential number of attendees, not seats, with the envisioned ticket price.

会場の席数ではなく 期待できる参加者の人数と 希望しているチケット代を掛け算します

Ticket prices should be reasonably low to attract a broad audience.

幅広い層の参加者を引きつけるには チケット代はそれなりに低くなければなりません

Keep in mind that you calculate a contingent of free tickets

忘れないでください スピーカーや

for speakers, team, press, and sponsors.

チーム プレス そしてスポンサーに 感謝の形で渡す無償チケットも計算しておきます

In the end, costs and revenues should, of course, be balanced.

もちろん 最終的には 費用と収入の 帳尻が合わなければなりません

If not so yet, sponsors may give you additional financial support.

最終段階でも費用が多い場合には スポンサーが追加の出資をしてくれるかもしれません

Prior to finalizing your budget,

予算を最終決定する前には

it is always good to talk to fellow organizers to exchange ideas and experiences.

仲間のオーガナイザーに相談して アイデアと経験を分かち合うのが良いでしょう

Good luck with calculating your TEDx event.

開催するTEDx に適した予算を うまく計算できますように！

[Produced by TEDxBerlin]

[制作 TEDxBerlin]

[Producer/speaker: Stephan Balzer]

[プロデューサー/ナレーター Stephan Balzer]

[Illustration: Marvin Clifford]

[イラスト Marvin Clifford]

[Creative direction: Marko Thorhauer]

[クリエイティブ・ディレクター Marko Thorhauer]

[Sound: Lars Damm]

[音楽 Lars Damm]