- [Gini] Rules allow us to say in advance

- ジニ】ルールで事前に言えること

I'd like something specific to happen

具体的にどうすればいいのか

when the message comes in or goes out,

メッセージの受信と送信のとき

whether that message is about a particular topic

そのメッセージが特定のトピックに関するものかどうか

or from a particular person,

または特定の人物から

or meets some other criteria that we can specify.

または、私たちが指定する他の条件を満たしていること。

Rules are email based wonders.

ルールはメールベースのワンダー

For example, I'm working with Tammy and Victor

例えば、タミーやビクターと一緒に仕事をしている

on this CRM project.

このCRMプロジェクトで

Every email that comes in from Jake

ジェイクから届くすべてのメール

is going to go to the CRM project.

は、CRMプロジェクトに行くことになります。

I can create a rule so that email that comes from Jake

Jakeから送られてくるメールが、このルールに従うようにすることができます。

goes automatically to the CRM project folder.

は、自動的にCRMプロジェクトフォルダに移動します。

Or I can create a rule that says

あるいは、次のようなルールを作成することもできます。

anytime an email comes in from Jake,

いつでもジェイクからメールが来る。

I'd like to forward it to the CRM project group,

CRMプロジェクトグループに転送したいと思います。

or I can create a rule that does both.

または、両方を行うルールを作成することができます。

I have lots and lots of options here.

ここには、たくさんの選択肢があるんです。

I just need to decide what it is I want to be able to do.

ただ、自分ができるようになりたいことが何なのか、それを決めなければなりません。

Let's create that first rule.

その最初のルールを作ってみましょう。

Notice that I can right click, go to rules,

右クリックで「ルール」に移動できることに注目してください。

and it says always move messages from Jake.

で、Jakeからのメッセージは必ず移動させると書いてあります。

That's kind of cool.

なんだかかっこいいですね。

They've made it super easy to be able to do this.

超簡単にできるようになったんですよ。

I want to show you the more verbose way to do this,

より冗長な方法を紹介したいと思います。

but let me show you what that looks like

が、どのようなものかをお見せしましょう。

is simply a matter of choosing a folder.

は、フォルダを選ぶだけです。

We choose CRM project.

私たちはCRMプロジェクトを選択します。

Click okay and the rule would be created,

OKをクリックすると、ルールが作成されます。

but I would like to actually do a little bit more than that.

が、実際にはもうちょっとやってみたい。

Let's go to rules,

ルールに従おう。

create rule.

ルールを作成します。

I'm going to say when I get an email from Jake,

ジェイクからメールが来たら言おうと思っているんだ。

every email that comes from Jake,

ジェイクから来るすべてのメール

I'd like to move the item to a folder,

項目をフォルダに移動したいのですが。

and the folder I'd like to move it to is CRM project.

で、移動させたいフォルダはCRM projectです。

Now, I have some other choices.

今は、他の選択肢もあります。

I can display a new item alert.

新着アイテムのアラートを表示させることができる

I can play a selected sound.

選択した音を再生できる

If I do either of those things,

どちらをやっても

Outlook has to do them,

Outlookはそれらをやらなければならない。

and what that means is that Outlook has to be running

ということは、Outlookが起動している必要があります。

for this rule to run.

をクリックすると、このルールが実行されます。

The problem with that is,

その際の問題点は

in this circumstance,

このような状況下において

I want to be able to forward stuff to my team

自分のチームに転送できるようにしたい

even when I'm not here.

私がいないときでも

So I'm going to leave off

ということで、お預けです。

the things that have to happen locally,

ローカルに起こるべきことを

display a new item alert for Gini,

Gini の新しいアイテムアラートを表示します。

play a selected sound on Gini's computer,

Giniのコンピュータで選択された音を再生します。

and say just move the item to the folder,

と言って、その項目をフォルダに移動するだけです。

which is something that Exchange can handle for me

これは、Exchangeで処理できるものです。

with no problems.

を問題なく使用できるようになりました。

Now let me click advanced options

ここで、詳細オプションをクリックしてみます。

and show you just how rich this gets.

そして、これがどれだけリッチなものかをお見せします。

Here is the Rules Wizard.

ここでは、ルールウィザードを紹介します。

This is step one,

これがステップ1です。

select the condition.

は条件を選択します。

I'm saying it's from Jake.

ジェイクからだと言ってるんだ。

But notice all these other choices.

しかし、他の選択肢にも注目してください。

What if I wanted all of my emails

もし、すべての電子メールを受け取りたい場合はどうすればよいですか？

that come from microsoft.com to go to one place?

microsoft.comから来た人が1つの場所に行くように？

Then what I could do is I could say

それなら、私ができることは、こう言うことです。

with specific words in the sender's address,

送信者アドレスに特定の単語を含む。

and the specific words would be microsoft.com

で、具体的な単語はmicrosoft.comになります。

in the address.

をアドレスに入力します。

This is all of the emails from one company, for example.

これは、例えばある会社からのメールすべてを指します。

Let's cancel that.

それをキャンセルしよう。

I'm going and to remove it.

行って、削除する。

But notice that we have lots of choices about what we do.

しかし、私たちは何をするかについて、たくさんの選択肢を持っていることに気づいてください。

Comes from Jake.

ジェイクからのコメントです。

I could also say it comes from Jake,

ジェイクから来るとも言えますね。

and my name is in the to or CC box,

で、宛先やCCの欄に私の名前が入っています。

or it comes from Jake sent only to me.

あるいは、私だけに送られたジェイクから来るものです。

You have a lot of choices to be able to very finely describe

非常に細かく表現できるように、多くの選択肢を持っています。

exactly what it is you're looking for.

を、あなたが探しているものを正確に教えてください。

It comes from Jake and it has an attachment, for example.

ジェイクから来たもので、例えば愛着がある。

But in this case, comes from Jake is good enough.

でも、今回はジェイクから来たということで、十分だと思います。

What I'd like to do then when it comes from Jake

ジェイクから来たら、その時やりたいこと

is I'd like to move it to the specified folder.

は、指定したフォルダに移動させたいと思います。

And I could stop processing more rules,

そして、より多くのルールの処理を止めることができました。

but I'm not going to do that yet.

が、まだその気はない。

I'm going to move it to the specified folder,

指定したフォルダに移動させる

and I am also going to forward it

そして、私もそれを転送するつもりです。

to people or a public group.

を人またはパブリックグループに送信します。

Check this out.

こちらをご覧ください。

What might my group be?

私のグループは何でしょうか？

Well, and did you catch that word public?

さて、公開という言葉はおわかりいただけたでしょうか？

If I'm going to forward it to a group

グループに転送する場合

it needs to be a public group.

公開グループである必要があります。

I can't forward it to a private group.

非公開のグループには転送できない。

I could however, forward it to specific individuals.

しかし、特定の個人に転送することは可能です。

What that means though is

しかし、その意味するところは

that if we added individuals to the list

個人をリストに追加した場合

I need to come back in here and modify my rules.

ここに戻ってきて、自分のルールを修正する必要があります。

You begin to see how these pieces is go together.

これらのピースがどのように組み合わされるのかが見えてくるのです。

The power of creating a group means

グループを作る力とは

that when I add people to the group,

というのは、グループに人を追加するときに

and I am using rules to forward an email to that group,

で、そのグループにメールを転送するルールを使っています。

or anyone sending emails to the group,

またはグループにメールを送っている人。

Microsoft Outlook and Exchange are automatically handling

Microsoft OutlookとExchangeは自動的に処理されます

the membership of that group

そのメンバー

and sending this to the right people.

と、これを適切な人に送ることです。

What else can I do?

他に何かできることはありますか？

I can flag this if I wish.

希望すればフラグを立てることができます。

I can automatically print it,

自動的に印刷できる

but again, that would be a local rule

が、これもまたローカルルール

because there's a local printer.

ローカルプリンタがあるからです。

All of these items at the bottom

下部にある項目はすべて

where we are playing sounds and starting applications,

サウンドを再生したり、アプリケーションを起動するところです。

all of these really are going to

は、本当にどれもこれも

prevent the rule from running unless Outlook is turned on.

は、Outlookがオンになっていない限り、ルールが実行されないようにします。

So that's the second step, actions.

それが第二段階の行動というわけですね。

Third step, exceptions.

第3ステップ、例外

What I'm going to do here is try to imagine

ここで私がやろうとすることは、想像してみることです。

any email I might get from Jake

Jakeから受け取るかもしれないすべてのEメール

that I wouldn't want to send to anyone,

誰にも送りたくないもの。

and everything I'm getting from Jake right now

そして、今、ジェイクから受けているすべてのこと。

is about this project and this vendor relationship.

は、このプロジェクトとこのベンダーの関係についてです。

It wouldn't hurt for me to say that to Jake.

ジェイクにそう言っても問題ないだろう。

That would be a good idea.

それは良いアイデアだと思います。

I'm automatically forwarding

自動的に転送される

all of your emails to my entire team.

は、私のチーム全員にメールを送りました。

That would be great.

それは素晴らしいことです。

Click next and then the last thing is to name this.

次へをクリックし、最後にこれに名前を付けます。

And because I started this by saying

と言って始めたからです。

all of the emails that come from Jake,

ジェイクから届くすべてのメール。

it's using his name as the rule,

それは、彼の名前をルールとして使っているのです。

but I'm going to say forward, FWD,

が、フォワード、FWDと言うことになります。

Jake to CRM team.

ジェイクからCRMチームへ

If I wish I can run this rule now

もし私が望むなら、今すぐこのルールを実行することができます。

on messages already in the inbox,

受信トレイにあるメッセージに

and as soon as I click finish then,

で、その後に終了をクリックするとすぐに

Exchange and Outlook will rip through my inbox

ExchangeとOutlookが私の受信トレイを引き裂く

and automatically forward all those messages.

を選択し、それらのメッセージをすべて自動的に転送します。

Or I can turn it off and only use it going forward.

あるいは、オフにして、今後だけ使うこともできますね。

At any point in time,

どの時点でも

I can turn this rule on or off.

このルールのON/OFFができる。

One use of rules then is to create rules that help you

では、ルールの使い方のひとつはというと、以下のようなルールを作ることです。

move items to other folders,

他のフォルダーに移動する

or forward emails to other people

または他の人にメールを転送する

that you invoke on a periodic basis.

定期的に呼び出すもの。

I move all of the messages to client folders, for example,

メッセージはすべてクライアントフォルダに移動させるなどしています。

at the end of every quarter or the end of every year.

四半期ごと、あるいは年度末に。

You can simply go into the rules,

ルールの中に入っていくだけでいいんです。

run the rule on the messages,

を実行し、そのメッセージにルールを適用します。

and when you're all done, turn the rule back off.

で、全部終わったら、ルールを元に戻してください。

But in this case,

しかし、この場合

I'm going to run this on messages

これをメッセージで実行する

and turn this rule on going forward,

を選択し、今後このルールをオンにします。

so that in the future

ように

all messages that we get from Jake

Jakeから受け取るすべてのメッセージ

will automatically be forwarded to the project team

は自動的にプロジェクトチームへ転送されます

and placed in the CRM project folder.

を作成し、CRMプロジェクトフォルダに配置します。

There we go.

これでよしとしよう。

Now, there was an email here from Jake.

さて、ここにジェイクからのメールがありました。

You know where that went.

それがどうなったか、ご存じでしょう。

My copy of it is in the CRM project folder right here,

私のコピーは、このCRMプロジェクトのフォルダーにあります。

and the group should have an email coming in

とグループにはメールが来るはずです

from Jake as well.

もジェイクから。

That might take a second longer to get there.

その分、1秒くらい時間がかかるかもしれませんね。

Here it is right now.

今、ここにある。

Whether you are forwarding email messages to a team,

電子メールのメッセージをチームに転送しているかどうか。

automatically replying to emails that you receive,

受信したメールに自動的に返信する

marking messages as read,

は、メッセージを既読にします。

applying categories,

のカテゴリーを適用しています。

Outlook rules will help you do

Outlookのルールは、このような場合に役に立ちます。

all of these things automatically.

これらすべてを自動で行います。

(upbeat music)

(アップビート・ミュージック)