Name: 効果的なメールの書き方 - 6つのヒント｜より良いメールを書くために (How to Write Effective Emails - 6 Tips | Write Better Emails)
Uploaded: 2022-10-30T18:00:52.000Z
Duration: 11 min 54 s

hey ambitious professionals it's Linda Raynier  of lindaraynier.com guiding you to a career and  

野心的なプロフェッショナル、Linda Raynierが、あなたのキャリアと夢を応援します。

未来形

life you'll truly enjoy now if you are someone  who seems to struggle with writing really good  

本当に良いものを書くのに苦労しているような人なら、今の生活を心から楽しむことができるはずです。

to 不定詞

clear professional emails at work then this  video is for you because I'm going to share  

このビデオでは、仕事におけるプロフェッショナルな電子メールを紹介します。

with you my six tips on how you can write more  effective emails at work and in general really  

仕事や一般的な場面で、より効果的なメールを書くための6つのヒントをご紹介します。

and how to communicate more clearly over email  I'd also like to thank Grammarly for sponsoring  

また、Grammarlyのスポンサーに感謝します。

this video now before I jump into my six tips  I first want to share with you something that  

このビデオでは、6つのヒントを紹介する前に、まず、あることをお伝えしたいと思います。

I think is really useful that'll actually  complement the six tips that I have to share  

私が共有する6つのヒントを補完するために、本当に役に立つと思います。

with you that helps me to write better emails  and that I know will help you too in terms of  

私がより良いメールを書くのに役立ち、あなたにも役立つと思うことをお伝えします。

being more efficient and confident with your  work so the holidays are creeping up in the  

このような状況下において、より効率的に、より自信を持って仕事に取り組むことができるようになるため、休日も充実してきます。

next couple of months and with all the projects  assignments tasks that you're faced with at work  

これから数ヶ月、仕事で直面するすべてのプロジェクトやタスクの割り当てで

I'm guessing that a lot of your time is  likely being spent writing writing emails  

あなたは、多くの時間をメールの作成に費やしているのではないでしょうか。

writing presentations writing reports and it can  be overwhelming and stressful to make sure that  

プレゼンテーションや報告書を作成するのは大変で、ストレスがたまります。

not only they're completed at a high quality  but that they're all done on time right so  

高い品質で完成させるだけでなく、すべて時間通りに完成させることができるので

I found that in order to be more productive  at work it's really important that you look  

仕事の生産性を上げるためには、「見た目」がとても重要だということがわかりました。

and find tools that you can rely on such as  grammarly to help you to get your work done  

とか、grammarlyなどの頼れるツールを見つけて、仕事をこなす。

more efficiently so first of all let's talk about  what Grammarly actually is Grammarly is a desktop  

まず、Grammarlyがどのようなものかを説明します。

app that offers instant comprehensive suggestions  as you write so for example if you're writing an  

このアプリは、執筆中に即座に包括的な提案を提供するものです。

email or you're writing a report and you want to  stand out from your co-workers and you want to  

メールやレポートを書くとき、同僚に差をつけたいとき、そして、そのために

communicate more effectively when you're writing  those emails reports or presentations then this  

メールやレポート、プレゼン資料を作成する際に、より効果的にコミュニケーションをとることができます。

desktop app helps you to get your work done and  more importantly it'll give you confidence that  

デスクトップアプリケーションは、あなたの仕事を終わらせるのに役立ちますし、より重要なのは、それがあなたに自信を与えることです。

whatever you're writing about will sound and look  good and I've actually personally used this tool  

このツールは、個人的にも使っています。

when it comes to writing emails that I send to you  guys and I've used it to write content or scripts  

を使い、コンテンツやスクリプトを作成しました。

for videos as well and it's definitely something  that has helped me to become much more productive  

を使うことで、より生産的になりました。

with my work so that I can focus my time on other  things so here's how it works there are currently  

そのため、私は他のことに時間を割くことができるように、仕事と両立させています。

two versions of Grammarly there's the free version  and then there's the premium version so the free  

Grammarlyには、無料版とプレミアム版の2種類があり、無料版には「Grammarly(グラマーリー)」と「Grammarly(グラマーリー)」があります。

version to start offers you comprehensive writing  suggestions like I said such as grammar spelling  

のバージョンでは、私が言ったように、文法やスペルなどの包括的なライティングの提案があります。

and punctuation suggestions and so what that  means is it proofreads your work so that you  

と句読点の提案など、あなたの作品を校正してくれます。

can feel confident that your writing comes across  professionally even with typos like punctuation  

句読点などの誤字脱字があっても、プロフェッショナルな文章に仕上がるという安心感がある

hyphens that sort of thing now Beyond grammar  or spelling or punctuation if you want something  

ハイフン......そういうものです。 文法やスペル、句読点を超えて、何かをしたいのなら

that'll actually help you to write better in  general for example if you're someone who finds  

を見つける人など、一般的に良い文章を書くのに役立つと思います。

yourself having trouble being concise with your  emails or your reports then grammarly premium is  

メールやレポートが簡潔に書けないという悩みをお持ちの方は、Grammarly Premiumをご利用ください。

what you're going to need because it has advanced  features such as the feature that's called The  

という機能など、高度な機能を備えているので、必要なものはすべて揃っています。

Clarity full sentence rewrite where it takes your  convoluted sentences your hard to read sentences  

複雑な文章、読みにくい文章をわかりやすく書き直します。

and it converts it to make sure that your writing  is clear and to the point and it helps you to  

を変換し、文章が明確で要領を得たものであることを確認し、それを助ける。

just get through your work quicker for example I  wrote this sample sentence in Grammarly premium  

例えば、この例文はGrammarly premiumで書きました。

and then immediately grammarly premium offers  me a suggestion to rewrite my sentence to this  

と言って、すぐにグラマリープレミアムが私の文章をこう書き直せという提案をしてくる。

as you can see grammarly premium helps you to  write better to sound more concise to sound more  

このように、Grammarly Premiumは、より良い文章を書くために、より簡潔な発音をするために、より多くの発音をするために、あなたをサポートします。

professional and this is definitely something that  I think every ambitious professional needs and  

これは、野心的なプロフェッショナルが必要とするものであり、間違いなく

Grammarly is free to download you can always start  with the free and then upgrade to the premium if  

Grammarlyは無料でダウンロードできますので、まずは無料版から始めて、その後プレミアム版にアップグレードすることも可能です。

you find that it's helpful for you it's easy to  integrate it into your daily work and it works  

自分にとって有用であること、日々の仕事に取り入れやすいこと、効果があること。

where you work so if you're working in Google  Docs or if you're preparing an email it'll show  

Google Docsで作業しているときや、メールの準備をしているときなど、作業している場所で表示されます。

up and it'll help you to write more effectively  and work more efficiently especially with the  

を使えば、より効果的な文章を書き、より効率的に仕事をすることができます。

holiday season coming up and projects piling up on  your plate the best time to get grammarly is right  

ホリデーシーズンが近づき、プロジェクトが山積みになっている今こそ、Grammarlyを導入する絶好のチャンスです。

now so that you can start clearing through your  work with more Ease work smarter not harder and  

今なら、もっと楽に仕事をこなせるようになるはずです。

get your work done faster with Grammarly so you  want to sign up for a free account and get 20 off  

Grammarlyで仕事を早く終わらせたいので、無料アカウントに登録して20％割引を受けたい。

grammarly premium the link is on the screen and  all also in the description box down below okay  

リンクが画面に表示され、下の説明欄にもすべて表示されます。

so now let's talk about the main topic of this  video and that is how to write more effective  

では、このビデオのメインテーマである「より効果的な文章を書く方法」についてお話します。

emails at work Beyond using Grammarly so first  of all when is it appropriate to write an email  

Grammarlyを使用して、まず最初に電子メールを書くことが適切であることを越えて仕事上の電子メール

versus approaching someone in person instead these  are the instances where I feel it's appropriate to  

をするのが適切だと思うのです。

use email and that is when you are confirming or  clarifying facts and or data and you want it in  

それは、事実やデータを確認したり、明確にしたりするときに、電子メールを使用することです。

black and white so if there's certain numbers that  you want to confirm certain statements that you  

白黒をはっきりさせたいので、ある数字を確認したい場合、ある発言を確認したい場合

want to make sure that you have in written form  then this is appropriate to ask for over email  

書面で確認したい場合は、電子メールで依頼するのが適切です。

it's also appropriate to ask over email when you  are requesting information spreadsheets documents  

また、表計算ソフトの資料を要求する場合は、電子メールで問い合わせるのが適切です。

from someone and then it's also appropriate to  use email when you are reaching out to schedule  

また、メールでの連絡も適切です。

an in-person meeting or appointment with someone  now it's not appropriate to use email when there  

を使用することは適切ではありません。

are certain instances such as it's a lengthy  discussion and it's a complicated topic that  

というような長ったらしい議論になることもありますし、複雑なテーマであることもあります。

you have to talk to that person about it's not  appropriate to write a huge email discussing  

その人に、このような大きなメールを書くのは適切でないことを話す必要があります。

that topic it is better to do that in person  another time where it's inappropriate is if  

そのような話題は、直接会って話すのがよいでしょう。また、不適切な話題は、次のような場合です。

there is confidential information that's being  shared you do not want to obviously share any  

機密情報が共有されている場合は、明らかに共有したくありません。

information that can be then forwarded to someone  else who shouldn't be looking at that information  

転送された情報は、その情報を見てはいけない人に転送される可能性があります。

and then finally another inappropriate time to  use email would be if you are upset you're angry  

そして、もうひとつ、メールを使うのに不適切なタイミングがあるとすれば、それは、あなたが怒っているときです。

or you're disappointed any negative emotion that  you're you're feeling towards someone you do not  

あるいは、あなたが誰かに対して感じているネガティブな感情に失望している。

want to communicate that over email it is always  best to do that in person and usually after you've  

メールでのコミュニケーションは、直接会ってするのが一番です。

cooled down a bit okay so now that you're clear  on when it's appropriate to use email versus  

少し涼しくなったので、電子メールを使うのが適切な場合と

approaching someone in person here are the six  tips let's Jump Right In tip number one is to have  

直接誰かにアプローチする6つのコツは、次のとおりです。

a short but clear subject heading the best email  subject that you write is one that is directly  

短くても明確な件名の見出しをつけることで、より良いメールの件名を書くことができます。

related to the exact topic that you're writing  about for example if you're writing to someone  

例えば、誰かに向けて書くのであれば、そのトピックに関連するものでなければなりません。

about the October performance report then put  that as the subject heading October performance  

10月のパフォーマンス・レポートについて、それを10月のパフォーマンスという見出しで

report don't write a subject that is unclear or  unrelated to your main topic because it will be  

報告書では、本題と関係のない不明瞭な題材は書かないようにしましょう。

harder for you and for the other person to find  and retrieve that email later on if you need to  

そのメールを後で探すのは、あなたにとっても、相手にとっても大変なことです。

retrieve information from it and it's also not  helping the person that's receiving the email to  

また、メールを受信した人が、そのメールから情報を取得することもできません。

clearly know what the point of that email is four  part of being a strong performer at work is being  

そのメールが何を意味するかは明らかです。

someone who's a strong communicator and being a  strong Communicator means you have to be clear in  

強いコミュニケーターであること、そして、強いコミュニケーターであるということは、その人自身が、その人自身が、その人自身が、その人自身が、その人自身が、その人自身が、その人自身が

your communication so your email subject has to  be clear too tip number two is to say hi to the  

そのため、メールの件名も明確でなければなりません。

person directly by name I know it might sound  obvious but some people when they're writing  

を直接指定することができます。

emails they don't even address the person that  they're writing to at all they just jump right  

メールでは、宛先も書かず、すぐに飛びつく。

in and talk about whatever it is that they need  to talk about in terms of email etiquette it's  

メールでのエチケットなど、必要なことは何でも話してください。

important that you say hi to that direct person  that person's name and then lead in with what you  

その直接の相手に挨拶をして、その人の名前を言ってから、自分が何をしたいのかをリードすることが重要です。

need to lead in which we'll talk about in the next  tip tip number three is to State your intention or  

次のヒントでお話しするリードする必要があるのです。

purpose at the beginning of your email in order  to write a professional and clear email you need  

プロフェッショナルで明確なメールを書くために必要なのは、メールの冒頭の目的です。

to ease someone into whatever request or question  that you have instead of asking them the question  

right up front you want to write a sentence that  would say hi blank okay I just wanted to send  

this to confirm or request or ask about the blank  project or report or topic so right off the bat  

これは、空白のプロジェクトやレポート、トピックについて確認、依頼、質問するためのもので、最初から

you're telling them that this email is about this  certain request or question rather than asking the  

という質問ではなく、このメールはこういう要望や質問についてです、と伝えているのです。

question after you say that then you can ask  the question I hope that makes sense now tip  

number four is be succinct and organized so when  it comes to being succinct after you've stated  

4つ目は、簡潔で整理されていることです。

that you want to ask about this certain topic or  the certain report then go ahead and state your  

このトピックやレポートについて聞きたいことがある場合は、その旨を記載してください。

question and state it in a very clear way whatever  you're wondering about ask the questions now if  

質問し、それを非常に明確な方法で述べることです。

you happen to have multiple questions or multiple  requests of something then organize your email so  

複数の質問や要望がある場合は、メールを整理しておくと便利です。

that it's numbered and include bullet points and  have like a bit of space in between between each  

番号と箇条書きがあり、各項目の間に少しスペースがあるようにすること。

request or each question this is just so that the  reader whoever it is that you're sending this to  

リクエストや各質問は、これを送る相手が誰であろうと、読者が理解できるようにするためです。

is going to be able to read it look at it clearly  and they'll be able to organize their response  

を読むことができ、それを見て、自分の回答を整理することができるようになります。

accordingly so what I mean is do not write all  of your questions in one long run-on sentence  

従って、私が言いたいのは、すべての質問を1つの長い文章で書かないということです。

now tip number five add your please and thank yous  it is so important that you show your appreciation  

ヒント5：「お願い」と「ありがとう」 感謝の気持ちを表すことはとても大切です。

in advance by thanking them at the end of your  email and telling them that you're really looking  

メールの最後にお礼を述べ、「本当に期待していますよ」と伝えることで、事前に

forward to hearing their response so you just  want to make sure that you sound polite and you  

そのため、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

show your gratitude towards the other person  for retrieving certain information for you or  

相手に対して、自分のために情報を検索してくれたことへの感謝の気持ちを表す。

answering your questions for you just helps with  you the Rapport that you have with that person and  

あなたのために質問に答えることは、あなたがその人と持っているラポールを助けるだけです。

it helps with your communication and that ties  in with my last tip tip number six which is to  

このことは、私の最後のヒントである6番と関連しています。

check your tone what is tone tone is how do you  sound over email when you're reading it out loud  

check your tone トーンとは トーンとは 電子メールを読み上げるときの声の出し方