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Today we'll be looking at an email from Jimmy, who is the training officer for his company.

今日は、会社の研修担当のジミーからのメールを見てみましょう。

Jimmy wants to notify the various department heads oven upcoming seminar their staff will be attending.

ジミーは、様々な部門の長に、彼らのスタッフが出席する予定のオーブンの今後のセミナーを通知したいと考えています。

He also wants them toe, have their staff complete and return some questionnaires and to provide topics and time slots so they could be scheduled within the seminar.

また、つま先立ちをさせて、スタッフにアンケートを記入させて返送してもらい、トピックや時間帯を提供して、セミナー内でスケジュールを組めるようにしたいとのことでした。

The term time slots means specific plan times when something happens.

タイムスロットという言葉は、何かが起きたときの具体的な計画時間を意味しています。

For example, your favorite television program may be in the nine o'clock time slot, meaning you watch it at 90 clock.

例えば、あなたの好きなテレビ番組は9時のタイムスロットにあるかもしれませんが、これはあなたが90時にそれを見ていることを意味します。

Before we look at the mechanics, style and tone of this email, let's consider who's writing and who's receiving it.

このメールの仕組み、スタイル、トーンを見る前に、誰が書いているのか、誰が受け取っているのかを考えてみましょう。

Jimmy is in the training department, and he's contacting the heads of different departments within the company.

ジミーは研修部門にいて社内の様々な部門のトップと連絡を取っています。

So it's an internal email, which means it's a bit more informal than something being sent outside the company.

つまり、社内メールということで、社外に送られてくるものというよりは、ちょっと非公式なメールということになります。

However, it's being sent to managers at a higher rank than Jimmy's, so the tone must be respectful and not too chatty or informal.

しかし、ジミーよりも上のランクの管理職に送られているので、口調は敬意を払い、おしゃべりすぎず、非公式すぎないようにしなければなりません。

All right, let's start with the mechanics, the grammar, punctuation and formatting of the email.

では、メールの文法、句読点、フォーマットの仕組みから始めましょう。

As always, we start with the subject line.

いつものように、まずは件名から。

The phrase seminar account procedures is confusing.

セミナー口座の手続きという言葉が紛らわしい。

Does it mean the procedures for seminar account?

セミナー口座の手続きということでしょうか。

That doesn't make sense, either.

それも意味がない。

We need the proposition on to make it clear what Jimmy's trying to communicate.

ジミーが何を伝えようとしているのかを明確にするためには命題が必要だ。

Next we move to the salutation or greeting the comma after Hello is unnecessary.

次に、敬礼や挨拶に移りますが、ハローの後のカンマは不要です。

So let's get rid of it.

だから、処分しましょう。

That brings us to the first paragraph of Jimmy's email again.

それがまたジミーのメールの最初の段落につながっています。

We need to add the proposition on in the first sentence, but otherwise it's very clear.

最初の文に命題のオンを追加する必要がありますが、それ以外は非常にわかりやすいです。

Let's look at the second paragraph.

第二段落を見てみましょう。

The first problem is that Jimmy uses the term enclosure to refer to his questionnaires.

第一の問題は、ジミーが自分のアンケートに「囲い込み」という言葉を使っていることです。

But this is not a letter in an envelope with other papers enclosed.

しかし、これは他の書類を同封した封筒に入った手紙ではありません。

It's an Elektronik letter, an email.

エレキレター、メールです。

So the correct term is attachment.

なので、正しい言葉は「愛着」です。

Plus, they aren't being delivered.

しかも配信されていない。

They're attached to the email.

メールに添付されている

We'll rewrite this as now questionnaires are attached, Jimmy sentence continues, and I would like them to be distributed to your staff.

今はアンケートが添付されているので書き直します、ジミー文が続いています、あなたのスタッフに配布してほしいです。

Well, actually, everything in the email is telling the readers what Jimmy would like.

実はメールの内容は全て、ジミーの希望を読者に伝えています。

So that's an unnecessary phrase.

だから余計な言い回しだ。

Let's change it to Should be.

Should beに変えましょう。

But wait, there's a step missing.

でも待って、段差が足りない。

Remember the questionnaires attached to the email?

メールに添付されたアンケートを覚えていますか？

So at this point, it's just a lot of computer code before it can be distributed.

だから今の時点では、配布する前のコンピュータのコードが多いだけなんだよね。

It needs to be printed.

印刷する必要があります。

So let's add that word before distributed with the connector, and that's better.

ということで、コネクタで配布される前にその言葉を付け加えてみましょう、そちらの方がいいですね。

The second sentence is fine, except that we really don't need to repeat the year 2000 and nine.

二文目はいいんだけど、本当に2000年と9年を繰り返す必要がないことを除けば。

So let's just cut it moving on to the third paragraph.

では、第三段落に移るのをカットしましょう。

We're missing some articles and pronouns in the first sentence, so we'll add the before seminar and you're before preferred topics.

最初の文の冠詞と代名詞が足りないので、before seminarとyou're before preferred topicsを追加します。

We're also missing a proposition instead of given us, it should read given to us.

私たちはまた、私たちに与えられたのではなく、それは私たちに与えられたと読むべきである代わりに命題を欠いています。

Another problem is that Jimmy repeats the seminar three times within the same sentence, which is definitely too many.

もう一つの問題は、ジミーが同じ文章の中でセミナーを3回も繰り返していることで、これは間違いなく多すぎる。

We need the first the seminar because it's linked to topics and time slots.

話題や時間帯と連動しているので、最初のセミナーが必要です。

We can leave before the seminar as it is, or we could change it to beforehand.

セミナー前にそのまま帰ることもできますし、事前に変更することもできます。

It's the third one that's too much.

3枚目が酷すぎる。

So let's just use the pronoun it instead.

だから代わりに代名詞のitを使いましょう。

That leaves us with the final word in the paragraph schemed.

それが最後の言葉を残してくれた

This word scheme has different meanings in different countries.

この言葉のスキームは、国によって異なる意味を持っています。

In Britain, it simply means ah plan But in America it means a dishonest or even criminal plan, So it would be better to change it to a safer word like scheduled that takes us to the last two sentences.

イギリスでは、それは単にああ計画を意味しますが、アメリカではそれは不正な、あるいは犯罪的な計画を意味するので、それはより安全な言葉に変えた方が良いでしょうスケジュールのような最後の2つの文に私たちを取るような。

Thanking the department heads is fine, but welcome to your attend is not even a complete sentence and isn't very clear.

部署長へのお礼はいいのですが、ご出席を歓迎するというのは文章にすらなっておらず、あまり意味がわかりません。

What Jimmy is probably trying to say is something like, We welcome your attendance.

ジミーが言いたいのは、おそらく「ご出席を歓迎します」というようなことでしょう。

But wait, something's missing.

でも待って、何かが足りない。

There's no good by your name.

君の名はには何の役にも立たない

Since Jimmy is writing to people at a higher level, he can't use phrases like See you or take care.

ジミーはより高いレベルの人に向けて書いているので、See youやtake careのようなフレーズは使えません。

This email requires something a bit more formal.

このメールはもう少しフォーマルなものが必要です。

There are many possibilities, but let's just use best regards.

いろいろな可能性があると思いますが、とりあえずベストリスペクトでいきましょう。

Jimmy, let's move on to the style of the email.

ジミー、メールのスタイルに移りましょう。

Remember, this is business email, So hello, everybody isn't really appropriate.

これはビジネスメールなので、こんにちは、みんなは本当に適切ではないことを覚えておいてください。

Let's change it.

変えていきましょう。

To dear colleagues, the first paragraph is fine, so let's move on to the second one.

親愛なる仲間たちへ、第一段落はいいので、第二段落に移りましょう。

The first sentence starts with the word now to talk about the attached questionnaires, but that's not necessary.

最初の文は、添付のアンケートの話をするために今という言葉から始まりますが、その必要はありません。

So will cut it.

だから、それをカットする。

Then we can make attached an adjective by moving it before questionnaires and adding the article.

あとは、質問文の前に移動させて冠詞をつけることで形容詞をつけることができます。

The this gives us the shorter sentence.

これを使うと短い文章になります。

The attached questionnaires should be printed and distributed to your staff.

添付のアンケート用紙は印刷して職員に配布してください。

Jimmy then goes on to ask the managers toe, have the questionnaires completed and delivered before December 10th, but Jimmy doesn't say where or to whom they should be delivered.

その後、ジミーはマネージャーのつま先に、12月10日までにアンケートを記入して届けてもらうように言うが、ジミーはどこに、誰に届けるべきかは言わない。

Let's clarify that will change.

それが変わることを明確にしましょう。

Delivered to returned to my office.

私のオフィスに戻るために配信されました。

The third paragraph of Jimmy's email needs to be made much clearer.

ジミーのメールの第三段落をもっと明確にする必要があります。

The sentence fragment enclosed details doesn't tell us anything, so let's delete it.

文章の断片が詳細を囲んでも何もわからないので削除しましょう。

A bigger problem is that details can't want anything, so we can't say details would like to be given to us instead.

もっと大きな問題は、詳細は何も欲しがらないので、詳細は代わりに私たちに与えたいとは言えないということです。

Will change would like to.

変えたいと思います。

To the motel word should finally be given to us is usually used when people are meeting face to face.

最終的に私たちに与えられるべきモーテルの言葉には、通常、人が顔を合わせているときに使用されます。

Considering that Jimmy is writing to managers throughout the company, Ah, meeting may not be possible before the seminar, so a better verb would be sent.

ジミーが全社の経営者に手紙を書いていることを考えると、あー、セミナーの前に会議ができないかもしれないから、もっといい動詞が送られてくるのではないか。

That all sounds much clearer, but in case it isn't, let's add a sentence at the end.

それだけでだいぶスッキリしたような気がしますが、そうでない場合のために、最後に一文を付け加えておきましょう。

Please let us know if you have any questions.

ご不明な点がありましたらお教えください。

Lastly, the final paragraph isn't quite right.

最後に、最後の段落がおかしい。

It almost seems like Jimmy is asking if the managers will attend when he says he would welcome your attendance.

ジミーが出席を歓迎すると言っている時点で、マネージャーが出席するかどうかを聞いているようにしか思えない。

It would be better if he assumed they will attend.

彼は彼らが出席すると仮定した方が良いでしょう。

So let's change that phrase to we look forward to seeing you there.

では、そのフレーズを「そこでお会いできることを楽しみにしています」に変えてみましょう。

The last thing we need to do is to consider the tone of the email.

最後にメールのトーンを考えることです。

Remember, Jimmy is talking to people at a higher level.

ジミーは高いレベルの人と話していることを忘れないでください。

Plus, he's asking them for help with the questionnaires, so he needs to be courteous, respectful and not too informal.

それに、彼はアンケートに協力を求めているのだから、礼儀正しく、敬意を持って、あまり堅苦しくならないようにしなければならない。

Let's look for places where we can soften his language a bit.

彼の言葉を少し柔らかくできる場所を探してみましょう。

Here's one.

ここに一つ。

In the second paragraph, he writes about the questionnaires.

第二段落では、アンケートについて書いています。

They should be completed and returned to my office before December 10th.

12月10日までに完成させて事務所に返却してください。

That sounds more like a command than a request.

リクエストというよりも、コマンドのように聞こえますね。

So let's add, I would be grateful if you to the beginning will remove.

だから追加しましょう、私はあなたが最初に削除されます場合は、感謝しています。

They should be and add the motel could That's better, but we need to change the tents from past to present.

彼らはあるべきであり、モーテルを追加することができます それはより良いですが、我々は過去から現在までのテントを変更する必要があります。

Whenever we use one of these second conditional phrases, the third paragraph is pretty good, but let's make it a bit more courteous after the words scheduled at the end of the first sentence.

このような第二条件句のいずれかを使うと、第三段落はかなり良いのですが、第一文の最後に予定されている言葉の後にもう少し丁寧にしてみましょう。

Let's add at the most convenient time and on second thought, let's remove that please let us know if you have any questions.

一番都合の良い時に追加して、二の足を踏んだ時には削除しておきましょう。

It's really not necessary, after all, and might even sound a bit condescending.

結局のところ、本当に必要ないし、少し見下しているように聞こえるかもしれません。

Finally, at the end of the email, we have thank you very much, which is perhaps a bit excessive.

最後に、メールの最後に「ありがとうございました」とありますが、これはちょっとやりすぎかもしれません。

Let's substitute um, or standard business English phrase.

標準的なビジネス英語のフレーズで代用しましょう。

I appreciate your assistance in this matter.

この度はお世話になりました。

We can then combine the two sentences into one by adding the connector and and by eliminating the pronoun we.

そして、コネクタを追加し、代名詞weをなくすことで、2つの文を1つにまとめることができます。

This makes the email more personal because now Jimmy is using the pronoun I that starts the sentence as the invisible second pronoun before, look forward to seeing you there.

これは、今のジミーは前に見えない第二代名詞として文を始める代名詞Iを使っているので、メールをより個人的なものにしています、そこで会うのを楽しみにしています。

Let's review our changes.

変更点を確認してみましょう。

We've clarified Jimmy's meaning, and we've created a sequence of tasks for the department managers to do regarding the questionnaires.

ジミーの意味を明確にした上で、アンケートについて部長がやるべき一連の作業を作成しました。

We've explained how the managers should schedule their topics and time slot for the seminar, and we've made sure that the language is appropriate for an internal email going to people on a higher level while asking for their help and support.

経営者がセミナーのトピックや時間帯をどのようにスケジュールを組むべきかを説明し、支援やサポートをお願いしながら上層部の人に行く社内メールにふさわしい言葉遣いにしています。