you might need to schedule and coordinate events on someone else’s behalf.

代理で予定を設定、調整しなければ ならないことがあります

In this short video, we’ll use Delegate Dave and Manager Meredith to show how Dave can become a delegate of his manager’s calendar,

この動画では 上司が部下に カレンダーへのアクセスを許可し

and send an invitation to their co-worker, Frank.

部下が代理人として 同僚に招待状を送る方法をご紹介します

To set this up, Meredith must grant Dave direct access to the calendars she wants him to manage.

そのためには 上司が部下に管理させるカレンダーへの 直接アクセスを許可する必要があります

Once he has been granted access, Dave can create new events for Meredith, edit existing events, and accept or reject invites on her behalf.

アクセスを許可された部下は 上司に代わって予定の作成や編集 招待状への返信ができるようになります

He will not, however, be able to change her Calendar account settings, access her contacts, or use her task list. Let’s see how this works...

ただし 上司のカレンダーアカウントの設定変更 連絡先へのアクセス、ToDoリストの使用はできません

To grant access to a delegate, the manager—in our case Meredith— must first sign in to her Google Calendar.

代理人にアクセス権を付与するには まず上司が自分のGoogleカレンダーにログインします

She clicks the gear icon, then picks Settings from the menu.

次に上司が歯車のアイコンをクリックして メニューから[設定]を選択します

Under Calendars, Meredith selects the calendar she would like to delegate to her assistant Dave and clicks the Sharing link.

[カレンダー]で部下に委任するカレンダーを選択し [共有]リンクをクリックします

Meredith enters Dave’s email address, selects “Make changes AND manage sharing” as his permission level, and saves her changes.

部下のメールアドレスを入力し 権限レベルとして [変更および共有の管理権限]を選択して 変更を保存します

When Dave signs in and opens his calendar, he sees Meredith’s name is in his “My calendars” list.

部下がログインして自分のカレンダーを開くと [マイカレンダー]リストに上司の名前が表示され

Meredith’s events now appear on his calendar, but he can hide them at any time by clicking on her name.

上司の予定がカレンダーに表示されます これは上司の名前をクリックすれば いつでも非表示にできます

Dave decides to change the color of Meredith’s calendar so it stands out from his a little better.

部下は上司のカレンダーの色を変更して 自分のカレンダーと区別しやすくできます

He wants be aware of changes to Meredith’s events, so he decides to set up notifications.

また 上司の予定の変更を知るために 通知を設定することもできます

He opens the calendar’s menu, clicks reminders and notifications and selects a few of the options.

カレンダーのメニューを開き 通知をクリックしてオプションを選択します

It’s vital to know if events are changed or canceled at the last minute, so Dave decides to receive those notifications as text messages in case he is away from his desk.

離席中も予定の直前の変更やキャンセルがわかるように テキストメッセージで通知を受け取ることにしました

Dave also opts to have Meredith’s agenda sent to his inbox every morning so that he can better plan her day.

また 上司の予定をスムーズに管理できるように 上司の予定リストを毎朝メールで受け取ります

In addition to notifications about new or changed events, Dave decides to set up default reminders for all events on Meredith’s calendar.

予定の追加や変更だけでなく 上司のカレンダーの すべての予定にデフォルトの通知を設定することにしました

He adds a reminder that will pop up 10 minutes before each of Meredith’s events, and another reminder that will email him an hour before each meeting.

それぞれの予定の10分前にポップアップ通知と 会議の1時間前にメール通知を追加しました

These notifications and reminders are only visible to Dave; if Meredith wants notifications or reminders for her meetings, she needs to add them in her own settings.

部下が設定した通知は部下だけに表示されます 上司が通知を受け取るには自分の設定で通知を追加します

Now that Dave has Meredith’s calendar set up, he’s ready to create an event for her.

上司のカレンダーの設定はこれで終わりです 次は 上司の予定を作成してみましょう

Dave creates an event as usual, but before he saves it, he selects Meredith’s calendar instead of his.

通常どおり予定を作成し 保存する前に 自分のカレンダーではなく上司のカレンダーを選択します

The event changes color to show that it now belongs to Meredith’s calendar.

予定の色が変わり その予定が上司のカレンダーの 予定であることがわかります

Dave edits the event to enter more details, invite guests, and set up a video call.

予定を編集して詳細を追加し ゲストを招待し ビデオハングアウトを設定します

Now, when Frank signs in to his account, he receives an invitation in his Inbox and the event also appears on his calendar.

ゲストがログインすると 受信トレイに招待状が届いており その予定がゲストのカレンダーにも表示されています

When Frank opens the invitation, he can see that Meredith is the event organizer, but the invitation was sent by Dave on her behalf.

同僚が招待状を開くと 予定の管理者は上司ですが 部下が代理で招待状を送信していることがわかります

If you have any questions, please check out our learning center at learn.googleapps.com

ご不明な点がありましたらラーニングセンター learn.googleapps.comをご覧ください