- Do you use video conferencing in your workplace?

- 職場でテレビ会議を利用していますか？

Many people do,

多くの人がそうです。

yet also many people report that it's distracting,

しかし、多くの人が「邪魔だ」と言うのも事実です。

that it's hard to actually have a productive meeting

実際に生産的な会議をするのは難しいということです。

because of everything that's going on on the screen.

というのも、画面の中で起こっていることすべてがそうだからです。

I find that there are two places

の2か所があることがわかります。

where we need to get the most from a video conference.

ビデオ会議を最大限に活用するために必要なこと。

One is how we prepare

1つは、準備の仕方

and the other is what we do during the conference itself.

そしてもうひとつは、会議中に行うことです。

First, in the prepare part,

まず、準備の部分で。

we want to test the platform that we're going to use,

使用するプラットフォームをテストしたいのです。

we want to test the equipment that we're using,

使用する機器をテストしたい。

both video and audio.

ビデオとオーディオの両方

We also want to send clear instructions to everyone

また、皆さんに明確な指示を出したいと考えています

in advance about how to log in and access the platform.

ログイン方法およびアクセス方法については、事前にお問い合わせください。

We also want to make sure that we're sitting in a chair

また、椅子に座る際にも気をつけたいのが

and in a place where we're comfortable.

そして、快適な場所で。

You may be sitting there for a while

しばらく座っていることが多いかもしれません

and you want to make sure that you're relaxed

そして、リラックスしていることを確認したい。

and able to focus.

と集中できる。

Also, shut down any programs that are running,

また、起動中のプログラムはすべてシャットダウンしてください。

perhaps in the background, that might access data.

おそらくバックグラウンドで、データにアクセスする可能性があります。

This can actually gum up the flow of the video conference

これは、ビデオ会議の流れを阻害することになります。

and make it harder to see people.

で、人が見えにくくなる。

And also, have all the materials that you need on hand

また、必要な材料はすべて手元に置いておくこと

in advance, whether that's a report

事前に、それが報告書であろうと

or even just a bottle of water.

あるいは水のボトルでもいい。

And finally, arrive early.

そして最後に、早めに到着すること。

That gives you time to log in

ログインするための時間を確保する

and make sure everything's set up before the meeting begins.

と、ミーティングが始まる前にすべてがセットアップされていることを確認します。

Now, what about during the meeting itself?

さて、会議そのものはどうでしょうか。

One tip is to move the screen where you're looking at people

一つのコツは、人を見ている画面を移動させることです

as close to the camera as possible.

をできるだけカメラに近づけてください。

This makes it possible for you to look people in the eye

そのため、人の目を見ることができるようになります

or at least give them the illusion

とか、少なくとも錯覚させる

that you're making eye contact.

アイコンタクトをとっていること。

Also, frame your head to the top of the camera screen.

また、カメラ画面の上部に頭をフレーミングしてください。

That way you're using all the space

そうすれば、すべてのスペースを使用することができます

rather than putting it in the middle,

真ん中に置くよりも

which is a mistake many people make.

というのは、多くの人が犯す間違いです。

Also, minimize or move into the background any program

また、すべてのプログラムを最小化するか、バックグラウンドに移動します。

that might be distracting.

というのは、気が散るかもしれません。

We don't want to get our attention pulled away

注意を引かれないようにするには

to a spreadsheet that's unrelated

を無関係のスプレッドシートに

to the presentation at hand.

を、手元のプレゼンテーションに反映させます。

And also, imagine yourself in the room with people.

それと、人と一緒にいる自分を想像してください。

That will make it easier for you

そうすることで、より簡単に

to give body language and pay attention to the body language

を与え、ボディ・ランゲージに注意を払う。

of others that may be relevant during the presentation.

を、プレゼンテーション中に関連する可能性のある他の人の。

And finally, if you're the meeting leader,

そして最後に、あなたがミーティングのリーダーである場合。

as much as possible,

をできるだけ多くする。

ask questions of all meeting participants.

会議参加者全員に質問をする。

That will help them feel like they have something to say

そうすることで、彼らは何か言いたいことがあるのだと感じることができます。

and want them to stay more involved in the meeting.

と、もっと会議に参加してもらいたいと考えています。

We can make video conferences

ビデオ会議を行うことができる

as effective as in-person meetings.

は、対面での会議と同じように効果的です。

All it takes is a little tweak here and there

必要なのは、あちこちに手を加えることです。

and a change of mindset.

と発想の転換を図る。

(bright music)

(明るい音楽)