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ビジネス英語ポッドへようこそ

My name is Edwin and I'll be your host for this episode

私の名前はエドウィン です。

In which we're going to take another look at one of our most popular and important podcasts

このエピソードのホストになります。このエピソード では、最も人気があり重要なポッドキャストの1つをもう一度見て

Today, we're talking about using the telephone. This is something we all do but we don't all do well

いきます。今日は電話の使用について説明します。これは私たち全員が行うことですが、すべてがうまくいくわけではありません

Talking on the telephone has become an extremely important part of business

電話で話す こと はビジネスの非常に重要な部分になってい

You need to be able to answer a call professionally and create a good image of yourself and your company with only your voice

ますあなたは専門的に電話に出て、あなたの声だけであなた自身とあなたの会社の良いイメージを作成できる必要があります

Having effective telephone skills leaves a good impression on your customers clients and colleagues

効果的な電話スキルを持つことは、顧客や同僚に良い印象を残します

People are busy, so you want to be very clear polite and organized in

人々は忙しいので、非常に明確に礼儀正しく整理されていることを望んでいます

This lesson we'll begin by looking at a bad example of answering a call and taking a message

このレッスンでは、電話に応答してメッセージ を 受け取る悪い例を見ていきます。

We'll discuss. Why it's a bad example, and then we'll go into a good example of answering a call

話し合います。なぜそれが悪い例なのか、それから電話に出る良い例に入る [ 聞く前に はっきりとした違いがわかると確信している]

[I'm] sure you'll see a clear difference

私たちの口調で電話を処理する基本について少し話しましょう声は、

before we listen

私たちは、彼らが

Let's talk a bit about the basics of handling a call our tone of voice needs to be pleasant and positive

一部の人々は、彼らが他の人がそれらを見ることができないにもかかわらず、このトリックは、 我々は常にすべき第二

We don't want to make people feel like they are bothering us

の良いトーンを維持するのに役立ちます話すとき笑ってみてください

Some people try smiling when they speak even though the other person can't see them this trick helps to maintain a good tone

私たちを悩ませているように、人々が感じるようにしたくない 、快適で正である必要があります

Second we should always be prepared whether you're receiving or making a call you need to be ready

電話を受けるか電話をかけるかにかかわらず、準備ができ

We also need to make it clear from the beginning who the person is talking to

ている必要があります。相手が誰と話しているのかを最初から明確にする必要もあります。

This means identifying ourselves and our company

これは、自分自身と会社を特定することを意味します。

From there we need to leave the conversation and find out how we can help the caller

そこから会話を離れて調べる必要があります。発信者をどのように支援できるか

the caller should not have to ask for help [and]

発信者は助けを求める必要がないはずです[そして]

Finally we need to remember that listening is half of the conversation

最後に、聞くことは会話の半分であることを覚えておく必要があります

We need to listen and respond to what the other person is saying

私たちは他の人が言っていることに耳を傾けて応答する必要があり

For our bad example. We'll listen as Justin an employee with drove, Esco calls a shipping company called Dane line

ます悪い例です。ジャスティンが運転した従業員として耳を傾けます。エスコはデーンラインと呼ばれる海運会社

Just is hoping to speak with sylvie peterson, but it is a receptionist named amy who answers the phone?

に電話します。ジャストはシルビーピーターソンと話すことを望んでいますが、電話に出るのはエイミーという名前の受付係ですか？

As you listen try to answer these questions

耳を傾けながら、これらの質問に答えてみてください

One how [would] you describe amy's attitude?

。エイミーの態度をどのように説明しますか。

To does Justin seem prepared

ジャスティンは準備ができているように見えます

Hello, hi, who's this? Amy is this dane line? Yes? What can I do for you?

こんにちは、こんにちは、これは誰ですか？エイミーはこのデーンラインですか？はい？どういうご用件ですか？

Hi, yes

こんにちは、はい、

just a second there ah

ちょっと

There it is may I speak to Sylvie Peterson

待っ てください。 シルビーと話すことがあり

Sylvie

ます。 ピーターソン シルビー

Sorry, she's not [here]. Can't leave a message sure go ahead um

申し訳ありませんが、彼女は[ここ]ではありません。メッセージを残すことはできません。先に進んで

Let's see my name is Justin Thomas. I'm with Travis co it's about the construction schedule for 2008 ah

ください。私の名前がジャスティン・トーマスであるのを見てみましょう。私はTraviscoと一緒ですが、2008年の建設スケジュールについてです。ああ

And my number is wait a second 3 9 0 9 - 9 - 107

、私の番号は1秒待っています3 9 0 9-9

Sorry could you say [that] again? I'm looking for a pen which part all of it, okay

--107申し訳ありませんが、もう一度言っていただけますか？全部が入っているペンを探してい ます。あなたの[名前]

[what's] your [name]?

は大丈夫 ですか？

This is not the way that a business telephone call should usually go neither amy or Justin did a very good job did they?

これは、ビジネスの電話が通常エイミーにもジャスティンも非常に良い仕事をしなかったはずの方法ではありませんか？

So what exactly is the problem? We know the basics of what makes a good call?

では、問題は正確には何ですか？私たちは何が良い電話をするかの基本を知っていますか？

So what is wrong with Amy and Justin?

では、エイミーとジャスティンの何が問題になっていますか？

Hello, hi, who's this? Amy is this dane line? Yes? What can I do for you?

こんにちは、こんにちは、これは誰ですか？エイミーはこのデーンラインですか？はい？どういうご用件ですか？

Let's begin with how amy answers the phone

エイミーが電話に応答する方法から始めましょう。

She simply says hello that may be what you say when you answer your telephone at home, but it's not okay in a business setting

自宅で電話に応答するとき、彼女は単に挨拶をしますが、ビジネス環境では、

Amy doesn't say her name or her company's name. She also doesn't ask how she can help the caller and

エイミーは自分の名前や会社の名前を言いません。彼女はまた、どのように発信者を助けることができるかを尋ねず

Listen to her voice is it Pleasant does it make the caller feel good of the interaction?

、彼女の声に耳を傾けます。それは、発信者が対話を快適に感じるようにするのは楽しいですか？

Think about the impression this makes

これにより、

Justin has to ask who is answering the call and make sure that it is actually the right company

ジャスティンは誰が電話に応答しているのかを尋ね、それが実際に正しい会社であることを確認する必要がある という印象を考えてください。 電話に応答

Remember the person who answers the phone should make it clear who the person is calling?

する人は、誰に電話をかけているのかを明確にする必要がありますか？

Finally amy asks the caller what she can do

最後に、エイミーは、彼女は 、はい、ちょうど第二が あり、それは私が

Hi, yes, just a second there

申し訳 ピーターソン シルヴィーを silbyに話すことで

There it is may I speak to silby Peterson

、彼女はいない[こちら] こんにちは 何ができるか、発信者に尋ねます

Sylvie

。 ジャスティンは、 コース

Sorry, she's not [here]. Can't leave a message

のと話すの 呼び出しに答えると、それは実際に

Justin has to ask who is answering the call and make sure that it is actually the right company

彼が本当にこのコールのために用意していない

He's really not prepared for this call and has to take a moment to figure out who he actually wants to speak with of

右の会社であることを確認して 、彼が実際に望んでいる人を把握する時間を取るために持っ ている人依頼している メッセージを残すことはできません

Course Amy should put Justin on hold while she looks for Sylvie Peterson

エイミーは、シルビーピーターソンを探している間、ジャスティンを保留にする必要があります。

But she doesn't she just puts the phone down and calls out sylvie

しかし、彼女は電話を置いてシルビーを呼び出すだけではありません。

Again, this is something [that] might happen at home, but should definitely not happen at work

繰り返しますが、これは自宅で発生する可能性がありますが、職場での 通知でも 発生しないはずです

notice too [that] it is Justin who asks if he can leave a message that something amy should have asked and

。それ]エイミーが尋ねるべきだったメッセージを残すことができるかどうかを尋ねるのはジャスティンで あり、彼女

How does she handle it?

はそれを どのように処理しますか？

Sure, go ahead um

確かに、先に進んで

Let's see my name is Justin Thomas. I'm with Travis co it's about the construction schedule for 2008 [ah]

ください。私の名前がジャスティン・トーマスであるのを見てみましょう。私はTraviscoと一緒です。2008年の建設スケジュールについてです[ah]

And my number is wait a second 3 9 0 9 - 9 - 107

そして私の番号はちょっと待ってい ます 39 0 9-9

Sorry could you say that again? I'm looking for a pen

--107申し訳ありませんが、もう一度言っていただけますか？私はペンを探しています

Neither speaker is really prepared

どちらのスピーカーも実際には準備

Justin's not sure of his own number and amy doesn't have a pen handy even though she told Justin to go ahead with his message

ができていませんジャスティンは自分の番号がわからず、エイミーはジャスティンにメッセージを進めるように言ったのにペンを持っていません

Amy really needs to be better prepared and be a better listener

エイミーは本当にもっと準備してもっと良くなる必要がありますリスナー

Now let's leave the bad example behind

さて、悪い例を残しましょう

You've seen quite clearly what we should not do

あなたは 私たちがす べきでないこと を

We'll listen to a good example of answering a call. This time. We'll hear mark rand who has replaced Justin

はっきりと見てきました 私たちは電話に出る良い例を聞きます。今回。ジャスティン ・マークの 後任となったマーク・ランド

Mark is calling line and amy has obviously received some telephone training

が電話をかけていて、エイミーは明らかに電話のトレーニングを受けている

As you listen try to answer these questions

と聞きます。聞いてみると、これらの質問に答えてみてください。

One what information does amy include in her first sentence?

エイミーの最初の文にはどのような情報が含まれていますか。

- how does Mark Ran to introduce himself?

-マーク・ランはどのように自己紹介をしますか？

Hello, Daneline. This is amy. How may I help you hi. Amy my name is [Mark], [Rand]

こんにちは、デーンライン。これはエイミーです。こんにちは。エイミー私の名前は[マーク]、[ランド]

I'm calling for Sylvie Peterson, just a moment, please all right

シルビー・ピーターソンを呼んでいます、ちょっと待ってください、大丈夫

Thanks for holding

です保持してくれてありがとう

This sounds a lot different from the bad example doesn't it?

これは悪い例とはかなり違うようですね。

Mark and Amy accomplish as [much] in two lines as Justin and amy didn't six

マークとエイミーは、ジャスティンとエイミーが6つもしなかったのと同じくらい2行で達成しました。

First [amy] answered the phone very professionally

最初の[エイミー]は非常に専門的に電話に応答し

Hello, Daneline. This is amy. How may I help you

ました。こんにちは、デーンライン。これはエイミーです。どのように私はあなたが

In this simple sentence [amy] has included the four important parts of answering the phone

この単文[エイミー]で 役立つ可能性が 電話に答えるの4つの重要な部品

the greeting her company name

挨拶彼女の会社名に

her name and

彼女の名前と

an offer of help

ヘルプの提供を 含めた

The greeting doesn't always have to be hello. There are several other things you can say

挨拶は常にハローである必要はありません。あなたは

Hello

こんにちは

Hi

こんにちは

Good morning

おはよう

Good afternoon

こんにちは

Good day

こんにちは

Hi is slightly more informal than the others, but it is still acceptable in some contexts

こんにちははもう少しフォーマル他よりもあるが、それは 第二に、あなたの会社の名前は、

Second you should say the name of your company

それはこれがあると言うことは本当に必要はありません

It's not really necessary to say this is before the name just the name is enough

と言うべきで 、いくつかの状況でまだ許容である と言うことができますいくつかの他のものがあります。 名前の前に名前だけで十分

You may also want to identify your department for example you can say sales department or just sales

ですたとえば、営業部門や営業だけなど、自分の部署を特定することもできます。

Next say your name

次に名前を言う

Amy says this is amy notice that she doesn't say I am amy which is never used on the telephone and

エイミーは、これはエイミー だと言っています。 電話と

Remember that we don't say this is in other situations like when we're answering a door or introducing [ourselves] face to face

私たちがドアに答えているときや[自分自身]を直接紹介しているときのような他の状況ではこれがないとは言わないことを忘れないでください他

How else can we say our name on the telephone?

に電話で私たちの名前を言うことができますか？

My name is Sebastian

私の名前はセバスチャンです

This is Ray Turner

これはレイターナー

pat here

ですここでパット

Finally you should make an offer to help like this

最後にあなたはこのような助けを申し出るべきです

How can I help you?

どうすればあなたを助けることができますか？

What can I do for you?

どういうご用件ですか？

These are the four parts of a standard telephone greeting in North America in some situations

これらは、状況によっては北米の標準的な電話グリーティングの4つの部分です。

We might omit certain parts or leave them out for [example] if we know that this is an internal call

特定の部分を省略したり、[例]のために省略したりする場合があります。これが社内 からの

I mean from inside your own company, then you might just say your name and department

電話である こと がわかっている場合は、 あなたの名前と部署を言うそれ

Still many companies expect the four part greeting at all times

でも多くの企業は常に4部構成の挨拶を期待して

And if you're not sure whether the call is external or internal

いますそしてあなたが電話が外部か内部

Remember that it's always better to be too formal than too informal

かわからない場合は 非公式すぎるよりも形式的すぎる方が常に良いことを覚えておいてください

Why don't we practice this four part greasing?

なぜ私たちはこの4つを練習しませんか一部給脂？

You will hear a prompt

プロンプトが聞こえますプロンプト

Use the ideas in the prompt to practice the four part greeting

のアイデアを使用して、4部構成の挨拶の

morning Dave dixon construction help

朝 を練習します 。 デイブディクソン建設ヘルプ

Example answer good morning. This is Dave at [Dickson] construction. How can I help you?

例おはよう答え。 [ディクソン]建設のデイブです。どんな御用でしょうか？

Okay, what happens after [amy] answers the phone?

さて、[エイミー]が電話に出た後はどうなりますか？

Hi, Amy, my name is Mark Ran. I'm calling for Sylvie Peterson

こんにちは、エイミー、私の名前はマーク・ランです。シルヴィ・ピーターソン

Mark starts with a very nice personal greeting for Amy

、マークはエイミーのための非常に素晴らしい個人的な挨拶から始まる ために私が呼んでいる

Then he gives his own name if you are the caller, and you know the person you [are] calling you can use this is

、あなたは、発信者であれば、彼は自分の名前を与え、あなたはあなたがこれを使用することができます呼び出して[いる]人は知っている

But if we've never met before it's best to use my name is for your introduction in

。しかし、私たちは決してしましたしない場合私の名前を使用するのが最善である前に会ったのはあなたの紹介です

This case you could also mention the company you work for but it's not necessary

この場合あなたはあなたが働いている会社についても言及することができますが、

Mark then states the purpose of his call he wants to talk to sylvie Peterson, and he uses the expression

マークは彼がシルビー・ピーターソンと話したい彼の電話の目的を述べ、そして彼は表現

I'm calling for

I を使用します

What are some other ways that we can ask for a person on the telephone?

我々は、電話で人を求めることができるいくつかの他の方法は何

may I speak to Benedict struck

を求めて 「M？ ベネディクトが

His Arnold there

アーノルドを 襲ったと話してもいい です

Yes, I'm calling to speak to [Ravi] Montero

か はい、[ラビ]モンテロと話をするように呼びかけてい

Now amy needs to check where the [sylvie] is available and to do this she puts mark on hold

ますエイミーは[シルビー]がどこで利用できるかを確認する必要があります。これを行うには、彼女はマークを保留に

Just a moment, please all right

します。

There are a couple of other ways that amy could have done this

エイミーがこれを行うことができた他のいくつかの方法

Could you hold please?

があります。

Would you mind holding please?

持っていただけませんか？

don't forget to actually listen for the caller's answer when you ask if the person can hold

相手が抱きしめることができる かどうか

Mark says all [right] and waits to find out whether Silvia is in and you'll have to wait as well

を尋ねるときは、実際に発信者の応答を聞くことを忘れないでください。