While it may be astounding that we can have a virtual meeting with people on different continents, it can also be frustrating.

私たちが世界中どこからでもバーチャルミーティングに参加できるようになったのは確かに驚くべき進化ですが、同時にこのシステムならではの問題も発生しかねません。

And these frustrations can affect morale, engagement, productivity, and innovation.

そしてこういった問題点は、チームの士気やつながり、生産性に新しいアイデアといったところに影響を与えてしまいます。

When changes in the ways we communicate lead to changes in how others perceive our communications, this calls for a new set of protocols and behaviors.

コミュニケーションの方法が変わると、各自によるコミュニケーションそのものの捉え方も変わってくるため、新しい慣習や行動様式が求められてくるのです。

Authors Erica Dhawan and Tomas Chamorro-Premuzic have a few rules of thumb for communicating with remote teams.

Erica DhawanとTomas Chamorro-Premuzicが共著した本の中では、離れた場所にいるチームメンバーとやり取りをする際に気をつけておきたい点をいくつかまとめています。

First, since clarity and consistency are key, sticking to a set of agreed upon norms can help avoid confusion.

まず最初に、明確さと徹底がカギとなるため、あらかじめどのような形でコミュニケーションを取るのかを決めておくことで、混乱を防ぐことができます。

This could range from a set of acronyms about expected response times to standardizing use of particular communication platforms.

例えばいつまでに返答するように伝える際に使う略語から、コミュニケーションに使うプラットフォームを一定のものにするというところまで幅広いものです。

Next, remember that you can never be too clear.

次に、必ず明確に提示することを忘れないでください。

Unless you've established a shorthand protocol ahead of time, don't assume others understand your brevity.

初めに略語のスタイルを共有していれば別ですが、そうでなければ簡潔にまとめた自分の表現法を全員が理解してくれるだろうと決めつけないことです。

Take the extra time to be extra clear, regardless of the medium.

どの媒体を使っていたとしても、言いたいことが明確に伝わるように特に気を使いましょう。

Third, don't bombard your team with messages.

3 つ目は、メッセージを次から次へと送り続けないことです。

Each time you email, text, or call imagine that you are physically walking into your colleagues workspace.

メールを送ったり、テキストしたリ電話を掛ける時には、あたかも自分がその人の仕事場のスペースに実際に入っていく様子をイメージしてください。

If you followed up an email by text and phone, it would be like opening their office door three times in a row.

今送ったメールに対するフォローアップをテキストや電話で行う時には、まるでその人のオフィスのドアを 3 回連続で開けるようなものです。

Minimize your digital volume, and think wisely before hitting send.

何でもとりあえず連絡するのではなくて、送信する前にひと呼吸おいて考えてみましょう。

Fourth, notice that team members who are more introverted in person can really benefit from written communications.

4 つ目は、普段はおとなしいチームメンバーが、文章でコミュニケーションを取る際には意外と活発に発言してくれるかも知れないということです。

Physical barriers can actually level the playing field for those who may be less inclined to speak in group settings.

対人で集まることの無い場面では、人前で発言をすることがあまり得意でない人にとってより参加しやすい環境を作り出すことにもなるわけです。

Lastly, find ways to celebrate and socialize remotely to strengthen relationships between team members and improve collaboration.

最後に、離れ離れでも一緒にお祝いしたり連絡を取り合うことでチーム内の絆を高め、共同作業の効率を上げることにつながる方法を考えましょう。

Even a simple switch from conference calls to video, for instance, can boost rapport and create empathy.

例えば、電話会議からビデオに切り替えるだけでも、互いに親密さをおぼえて共感しあえるようになります。

The challenges of remote teams will not disappear, but creating consistent rules, rituals, and protocols will go a long way in building a new communication skill set.

離れた場所同士でのコミュニケーションに課題は付き物ですが、ルールや流れ、慣習をしっかりと設定できれば、新しいコミュニケーションスキルとしてしっかりと機能してくれます。